Существует множество программ для учёта расходов и доходов компании. Каждая из них имеет свои особенности. Одна из самых удобных – Google Таблицы. Но и здесь есть как преимущества, так и недостатки. Итак, разберёмся.
Плюсы:
- Программа бесплатна – и это большое преимущество. Необходимо лишь зарегистрироваться. Для этого понадобится ввести адрес электронной почты и номер телефона.
- Учёт можно вести с нескольких аккаунтов, то есть совместно. Это очень удобно, так как над одним документом одновременно могут работать все задействованные сотрудники. Нет необходимости бесконечно сохранять документы и пересылать их друг другу – всё происходит автоматически. Главное – включить опцию совместного доступа.
- Если над документом работают несколько сотрудников, они всегда могут настроить уведомления об изменениях, сделанных одним из них. Такие уведомления будут приходить на электронную почту всем участникам процесса.
- Любую ошибку здесь довольно легко исправить. Программа позволяет просмотреть, кто и когда поменял данные в каждой графе, а также при необходимости восстановить то, что было ранее.
- Систему удобно использовать как основу для будущей автоматизации. Например, здесь можно начать вручную составлять отчёт о движении денежных средств, а затем уже перенести его на специализированный сервис.
Минусы у этих таблиц тоже есть. Они не столь значительны, но упомянуть о них всё же стоит:
- При очень большом объёме информации документы могут тормозить. Чтобы этого не случилось, нужно хотя бы раз в шесть месяцев переходить на новый документ.
- Также трудности могут возникать при работе с программой на старом компьютере, особенно если её одновременно используют несколько человек. Но это скорее беда компьютера, чем самой программы.
- Эти таблицы больше подходят средним компаниям, в которой сотрудникам хватает времени для регулярного внесения первичных данных. Если процессов в бизнесе слишком много, есть смысл подумать об автоматизированном решении.
