Как считается среднесписочная численность работников?

Определение среднесписочной численности работников за определённый период (обычно это месяц или год) — такая же обязанность директора ООО или индивидуального предпринимателя, как и своевременная подача декларации в налоговую инспекцию. В отличие от составления служебных записок на премирование сотрудников или благодарственных писем, без которых деятельность организации вполне может обойтись, среднее списочное число сотрудников за календарный год приходится считать каждому работодателю — а значит, есть смысл узнать, как это правильно делается.

Далее будут даны наиболее востребованные формулы расчёта среднесписочной численности работников за календарные месяц и год, а также приведены конкретные примеры, после ознакомления с которыми даже начинающий бизнесмен сможет легко посчитать нужный показатель.

Зачем нужна среднесписочная численность работников?

Самому индивидуальному предпринимателю или владельцу небольшой компании определение среднесписочной численности работников может быть интересно исключительно со статистической точки зрения — например, чтобы найти, сколько сотрудников трудились под его управлением несколько лет назад.

Расчёт среднесписочной численности работников необходим в первую очередь для формирования отчётности
Расчёт среднесписочной численности работников необходим в первую очередь для формирования отчётности

Но в соответствии с действующим российским законодательством предприниматель должен каждый год до наступления 20 января сдать в надзорный орган заверенный подписью и оттиском печати (штампа) документ, в котором приведена средняя годовая численность работников за истекшие двенадцать месяцев. Помимо этого, руководитель вновь образованного ООО или ИП обязан предоставить в распоряжение проверяющей стороны до наступления 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания бизнеса, данные о среднесписочной численности трудящихся за истекший календарный период. В дальнейшем он будет сдавать аналогичный документ в общем порядке — в начале года.

Важно: в отличие от директоров компаний, которые сдают отчёт даже при отсутствии в штате персонала, индивидуальный предприниматель, если под его начальством нет ни одного наёмного рабочего, освобождается от этой обязанности. Впрочем, штаты ИП обычно крайне невелики, и определить среднесписочную численность сотрудников в данном случае не составит труда — это не сложнее, чем узнать свою будущую пенсию.

Полный актуальный список работников, включаемых и не включаемых в расчёты среднесписочной численности, приведён в Приказе Росстата №772 от 22 ноября 2017 года.

К лицам, которых необходимо включать в список для определения среднего числа сотрудников, относятся:

  • работающие по трудовому договору сотрудники, даже если они находятся на больничном или им в расчётный момент выплачиваются декретные;
  • надомные рабочие;
  • вахтовики;
  • иностранцы, официально трудоустроенные в компании;
  • граждане, в течение отчётного периода принимавшие участие в забастовках.

Не включаются в расчёты следующие категории работников:

  • лица, принятые на должность внешнего совместителя;
  • граждане, трудоустроенные по гражданско-правовым договорам;
  • прекратившие работу и подавшие заявление об увольнении без предупреждения начальства;
  • направленные в заграничную командировку;
  • адвокаты;
  • действующие военнослужащие (по призыву или на основании заключённого контракта).

Чтобы облегчить подсчёт среднесписочной численности работников, руководитель предприятия должен поручить ответственному лицу заполнять табель учёта рабочего времени на ежедневной основе.

Такие табели бывают двух видов:

  • общераспространённый — Т-12;
  • для организаций с пропускными турникетами — Т-13.

Именно на основании данных в табеле и можно определить среднесписочную численность работников; как это сделать, будет рассказано ниже.

Как считается среднесписочная численность работников?

Для того чтобы посчитать среднюю численность сотрудников на предприятии (в фирме, компании, ИП) за месяц, следует использовать простую формулу, предписанную Росстатом:

СЧм = ΣЧд/Д, где

  • ΣЧд — суммарная численность сотрудников за каждый день отчётного месяца;
  • Д — количество дней в календарном месяце, включая нерабочие дни: выходные и государственные праздники.

Среднесписочная численность работников компании за год или любой другой отчётный период рассчитывается по другой формуле:

СЧг = ΣЧм/М, где

  • ΣЧм — суммарная численность сотрудников за каждый включаемый в расчёты месяц;
  • М — количество месяцев в отчётном периоде (в году — 12 месяцев, в квартале — 3 месяца и так далее).

Если один или несколько сотрудников проработали в компании неполный период (меньше месяца, квартала, полугодия или года), чтобы верно рассчитать среднюю численность, необходимо включать этих работников в вычисления только на период исполнения ими своих обязанностей.

Пример расчёта среднесписочной численности сотрудников

Чтобы понять, как именно проводятся расчёты средней численности работников за определённый период, следует рассмотреть два несложных примера.

Пусть за отчётный месяц на предприятии работали (отмечались в табеле):

  • с 1-го по 12-е число — 54 человека;
  • с 13-го по 25-е число — 63 человека;
  • с 26-го по 31-е число — 60 человек.

Причины колебания численности роли при расчётах не играют: отсутствующие люди могут быть на больничном, в декрете, в отгуле или просто оказаться прогульщиками.

Вне зависимости от обстоятельств вычисления проводят, пользуясь ранее приведённой формулой: (12 × 54 + 13 × 63 + 6 × 60) / 31 = 1827 / 31 = 58,9, то есть 59 человек. В этой формуле 12, 13 и 6 — продолжительности каждого из трёх периодов, в течение которых численность персонала была неизменной.

Второй пример. Пусть за год число сотрудников менялось по месяцам следующим образом:

  • с января по март — 67 человек;
  • с апреля по май — 70 человек;
  • с июня по август — 68 человек;
  • с сентября по ноябрь — 65 человек;
  • в декабре — 69 человек.

Используя вторую по счёту из приведённых выше формулу, можно определить среднесписочную численность персонала за календарный год: (3 × 67 + 2 × 70 + 3 × 68 + 3 × 65 + 1 × 69) / 12 = 809 / 12 = 67,4, то есть 68 человек.

Важно: даже если организация проработала менее года, для составления отчёта необходимо, согласно указанию Росстата, делить получившуюся суммарную численность сотрудников на те же 12 месяцев.

Например, если при сохранении условий из второго примера компания закрылась в конце августа, тогда среднесписочная численность сотрудников за отчётный год составит: (3 × 67 + 2 × 70 + 3 × 68) / 12 = 545 / 12 = 45,4, то есть 46 человек.

Подводим итоги

Расчёт среднесписочной численности работников необходим в первую очередь для формирования отчётности, направляемой в государственный статистический орган. При вычислениях часть сотрудников, включая адвокатов, внешних совместителей и действующих военнослужащих, не учитывается.

Определить среднесписочное число работников за любой отчётный период можно, используя приведённые выше несложные формулы. Как следует из указаний Росстата, даже если компания проработала менее года, при окончательном расчёте суммарное число сотрудников всё равно делится на 12 месяцев.