Методы, которые позволят сделать совещания эффективнее

Известно, что не все любят формат собраний или совещаний. Многие считают их пустой и ненужной тратой времени, которая, к сожалению, неизбежна. Любой руководитель должен задать себе вопрос: «Какие меры я могу предпринять, чтобы моя команда работала быстрее, а совещания не превращались в ненужную пытку?». Есть несколько реально работающих методов, которые позволят вам улучшить формат проведения регулярных собраний и принести пользу как себе, так и коллегам по работе.

Избегайте непродуктивности

Избежать проведения регулярных совещаний, безусловно, не получится, но можно сделать их более продуктивными, обмениваясь информацией, новыми идеями и развивая отношения друг с другом. Различают четыре ценных инструмента, которые помогут вам максимально эффективно организовать время собрания:

  • чёткое планирование времени;
  • организация самого процесса;
  • постфактум (подведение итогов);
  • профессиональный этикет.

зал заседаний

При планировании мероприятия выберите место, которое точно не будет занято в тот день, когда вы соберётесь с коллегами. Уточните у важных участников, точно ли они смогут приехать. Если к вам в офис собираются приехать люди, проживающие в других часовых поясах, постарайтесь рассчитать время так, чтобы оно было удобным и комфортным для всех.

Работая с приглашениями, старайтесь привлекать только тех людей, которые несут ответственность за принятие ведущих решений. Если речь идёт о сотрудниках, участие которых в проекте второстепенно, в приглашении всегда делайте пометку: «Возможно присутствие по желанию». Всегда указывайте в электронном письме, сколько будет продолжаться встреча, чтобы все участники могли заранее планировать своё время.

План совещания следует тщательно подготовить заранее, перечислив все пункты обсуждения. Также нужно указать продолжительность времени, отведённую на обсуждение каждого пункта. Если у участников имеются замечания или свои предложения по поводу плана встречи, заранее уведомите их о том, что их можно присылать не позже, чем за неделю до мероприятия.

Смотрите также:  Идея для бизнеса: производство гофрированного картона

Организовывая сам процесс, помните о том, что вам лучше приехать на место заблаговременно, с целью проверки и подготовки площадки. В процессе обсуждения тех или иных вопросов старайтесь, чтобы в него были вовлечены все присутствующие. Так вы дадите людям понять, что они не были приглашены зря и не тратят своё время попусту. В процессе работы важно придерживаться установленного плана, не затягивая совещание, а вопросы, которые не вошли в основную повестку, можно обсудить чуть позже. Позаботьтесь о том, чтобы кто-нибудь из участников письменно фиксировал вопросы, возникающие в процессе собрания.

Умейте планировать перерывы, если встреча длится больше часа. Обязательно оставляйте немного времени на подведение итогов и озвучивание принятых решений.

Постфактум, который должен быть в конце, посвятите резюмированию итогов встречи. Перечислите все решения, которые были приняты, чтобы в дальнейшем не возникало недоразумений. Озвучьте дату, когда будет происходить следующее совещание и сообщите о том, что новые вопросы непременно будут включены в его повестку.

Во время встречи могут возникать разные обстоятельства. По идее, перед началом мероприятия уместно попросить участников отключить мобильные телефоны однако современная практика показывает, что это не всегда бывает возможно. Если у вас возникла необходимость принять срочный звонок, не забудьте предварительно поставить телефон на «тихую связь», а если звонок поступит, извинитесь перед окружающими и спокойно выйдите из помещения.

В процессе обсуждения вопросов иногда возникает искушение поделиться своими мыслями с рядом сидящим коллегой. Таких моментов следует избегать, иначе вы упустите важные моменты и будете постоянно мешать окружающим. Эти правила должны касаться всех присутствующих, поэтому если во время собрания руководитель наблюдал людей, ведущих себя некорректно, ему следует поговорить с ними отдельно.

Смотрите также:  С чего можно начать бизнес?

Сделайте телеконференцию эффективной

Телеконференция — один из сомнительных форматов проведения совещаний, поскольку её участники часто находятся дома и пребывают в расслабленном состоянии. Тем не менее, бывает так, что иного выхода связаться друг с другом у людей нет, поэтому следует заранее оговорить правила, согласно которым вы будете проводить это онлайн-мероприятие. Правила участия в телеконференции можно в корректной форме заранее разослать всем участникам.

Следуйте простым, но работающим правилам проведения онлайн-мероприятий:

  • ограничивайте число участвующих, сократив его до 10. Это поможет уделять внимание всем присутствующим;
  • контролируйте время, не затягивайте обсуждение. Старайтесь, чтобы видеозвонок длился не более 30 минут;
  • делайте рассылку информации заранее — например, каждый участник должен получить пин-код, чтобы вовремя присоединиться к обсуждению;
  • проверяйте работу оборудования за час до мероприятия. Это поможет избежать внезапных проблем со связью;
  • обязательно представьтесь участникам, чтобы они имели возможность называть вас по имени и обращались непосредственно к вам;
  • не отвлекайтесь на посторонние раздражители, чтобы не затягивать время и не заставлять людей повторять вопросы специально для вас.

Организуйте совещания живее и проще

Постоянная «сидячая» работа в офисе никому не идёт на пользу. Конечно, в сидячем положении нам легче сосредоточиться на работе, но недостаток движения чреват проблемами с лишним весом и здоровьем в целом. К тому же, в результате нарушения кровообращения в разных участках тела, у человека может наблюдаться снижение работоспособности.

конференция

Это не означает, что нужно проводить «стоячие» совещания. Во время мероприятия сотрудники могут чередовать сидячее положение со стоячим — например, с использованием так называемых столов-конторок, предназначенных для работы стоя.

Повысить продуктивность обсуждения можно, находясь стоя и рядом с коллегами. Смена положения тела улучшает коммуникацию, моторику и работу мозга в целом, поэтому используйте такую возможность, проявляя креативность и изобретательность. Совещание, проведённое в подобном формате, не покажется утомительным и скучным ни одному участнику, да и польза для здоровья и ума станет очевидной.

Смотрите также:  Как оформить ИП - пошаговая инструкция для 2019 года

Применение на практике простых советов поможет вам организовать собрание так, чтобы оно стало продуктивным и для вас, и для участвующих в нём коллег.