Как написать служебную записку о невыполнении должностных обязанностей?

Взаимные обязанности имеют и работодатель, и сотрудник: первый должен вовремя выплачивать заработную плату, обеспечивать условия для соблюдения техники безопасности, предоставлять оплачиваемый отпуск и отчислять за трудящегося НДФЛ в бюджет; второй — исправно исполнять свои должностные функции и своевременно уведомлять об анкетных изменениях. Соблюдение каждой стороной этих условий — идеальный вариант развития событий. Если сотрудник допускает одну ошибку за другой, его руководитель должен составить на имя начальства докладную записку о неисполнении служебных обязанностей.

В дальнейшем, если работник не исправится, можно предложить ему написать заявление на увольнение по собственному желанию; но начинать надо с уведомлений и предупреждений. Ниже будет рассказано, в каких случаях следует писать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей. В заключение дан образец документа.

Когда пишется такой документ?

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей составляется, когда работник нарушил внутренний распорядок компании или предприятия, допустил неосторожность, пренебрёг условиями контракта или совершил какой-либо аналогичный поступок, напрямую относящийся к его служебным функциям.

Важно: докладную записку можно оформлять как в отношении разового проступка, так и по факту многочисленных, связанных между собой или представляющих отдельные эпизоды нарушений. Кроме того, документ допускается составлять в отношении одного сотрудника или группы лиц.

Обратной силы докладная записка по понятным причинам не имеет: наказанием за проступок в большинстве случаев может быть только должностное взыскание, а к работнику, уже успевшему уволиться и встать на биржу труда, оно никоим образом не применимо. Если же сотрудник во время исполнения служебных обязанностей успел совершить административное правонарушение или уголовное преступление, выявленное после его увольнения, уведомлять об этом (уже в виде заявления) следует правоохранительные органы.

Важно: служебную записку о невыполнении должностных обязанностей может составить как непосредственный руководитель работника, так и его коллега. Во всех случаях документ должен носить строго информационный характер — без эмоциональных оценок происшедшего и резких высказываний в адрес сотрудника, начальства или третьих лиц.

Как написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей?

Чётких требований к составлению докладной записки о неисполнении работником должностных обязанностей законодатель не устанавливает: документ может быть оформлен в свободной форме, но с обязательным содержанием перечисленных ниже блоков.

На заметку: узнайте, как составляется приказ на премирование работников.

Требования к составлению служебной записки о невыполнении должностных обязанностей:

1. Документ должен быть составлен по возможности кратко и ёмко: в нём нужно привести все имеющие отношение к делу подробности, при этом избегая необъективных оценок и некорректных высказываний в адрес упомянутых в записке лиц.
2. Документ может быть как написан от руки, так и набран на компьютере: оба варианта обладают равной юридической силой при условии заверения подписью составителя и (в отдельных случаях) печатью или штампом предприятия.
3. Документ следует оформлять грамотно, соблюдая нормы русского языка, и в удобном для чтения и понимания виде. Так, если записка составляется от руки, почерк составителя, особенно в части фамилий, номеров, дат и фактов, должен быть хорошо читаемым; при использовании машинописного шрифта следует так подбирать его высоту, чтобы текст умещался на одном-двух листах, но при этом не заставлял читающего напрягать зрение.
4. Документ может быть написан как на фирменном бланке предприятия или компании, так и на простом чистом листе формата А4. Использовать бумагу других размеров можно, но не рекомендуется, поскольку докладную записку о неисполнении должностных обязанностей впоследствии будет сложно подшить в папку.

Порядок составления «внутренней» служебной записки:

1. В «шапке» документа слева указывается полное название отдела или филиала (если нет — полное или сокращённое официальное наименование предприятия). Справа — код ОКУД (опционально, можно пренебречь) и в дательном падеже («Генеральному директору…») должность, сокращённое наименование предприятия, фамилия и инициалы руководителя.
2. Ниже (по центру) — название документа («Докладная записка о неисполнении/невыполнении должностных обязанностей работником/работниками»), его номер в соответствии с внутренней нумерацией и дата оформления. Заголовок можно набрать жирным шрифтом, немного увеличенным по отношению к основному.
3. В первом блоке тела документа приводится преамбула («Сообщаю…», «Докладываю…», «Довожу до Вашего сведения…» и так далее), краткое описание происшествия (одного или серии эпизодов) с указанием должности, фамилии, имени и отчества допустившего проступок сотрудника, даты, времени и обстоятельств события и логически вытекающих из него последствий, если таковые были. Здесь же можно указать, каким именно пунктам внутреннего распорядка, инструкций и рекомендаций противоречит нарушение и было ли ранее замечено за сотрудником неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.
4. Во втором блоке тела документа — конструктивные соображения составителя записки по поводу случившегося: какие последствия мог повлечь проступок, насколько в нём виноваты рабочая обстановка и непредвиденные обстоятельства и так далее. Как и ранее, автору следует воздерживаться от необъективных оценок и высказываний.
5. В третьем блоке тела документа — предложения составителя докладной записки о невыполнении должностных обязанностей относительно наказания провинившегося и способов недопущения подобных ситуаций в будущем. В большинстве случаев мерами, применяемыми к нерадивому сотруднику, являются строгий выговор, лишение премии, временное отстранение от должности, перевод на другой участок или увольнение в связи с несоответствием; составитель может предложить любую, но выбор остаётся за начальством.
6. В заключительном блоке документа приводятся дата составления, полное наименование должности, подпись и расшифровка подписи автора. Проставлять оттиски печатей или штампов на «внутренней» документации не требуется.

Важно: служебная записка о неисполнении должностных обязанностей работником составляется в одном экземпляре — для непосредственного получателя. Вручать второй экземпляр самому сотруднику или направлять его для хранения в архив необязательно.

При составлении «внешней» записки нужно дополнительно:

• привести в левом верхнем углу полное официальное наименование предприятия-отправителя, желательно — и основные реквизиты;
• напечатать документ на бланке компании;
• заверить докладную записку оттиском штампа или печати юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Важно: по сложившейся практике служебная записка о неисполнении должностных обязанностей адресуется в рамках субординации нижестоящим сотрудником вышестоящему. Непосредственное обращение к руководителю не противоречит закону и вполне допустимо, однако в этом случае документ должен быть завизирован непосредственным начальством автора.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Подводим итоги

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей составляется, когда работник допустил ошибку или намеренно нарушил инструкцию или предписанный распорядок, что повлияло (или могло повлиять) на функционирование, благосостояние или безопасность предприятия. На основании такого документа сотрудник может быть впоследствии уволен или переведён на другую, менее оплачиваемую должность. Записка оформляется в одном экземпляре: вручать второй работнику не требуется.

В первом блоке документа приводятся обстоятельства происшествия, должность, фамилия, имя и отчество нарушителя трудовой дисциплины и другие относящиеся к инциденту сведения. Во втором и третьем блоках — соображения составителя по поводу случившегося и его мнение относительно мер, которые следует принять. Заверять докладную печатью или штампом организации, если дело касается «внутреннего» происшествия, не требуется.