Содержание:
Деловое общение контрагентов подразумевает не только заключение договора сотрудничества (поставки, купли-продажи — не имеет значения), но и оформление множества дополнительных бумаг: рекламационных актов, соглашений, уведомлений о намерениях и так далее. Некоторые из них должны составляться в строгом соответствии с утверждёнными формами — в первую очередь это касается платёжных документов; бланки других каждое юридическое лицо вольно разрабатывать и утверждать самостоятельно.
К документам, которые можно составлять в свободной форме, относятся, в частности, соглашение о намерениях заключить договор и всевозможные деловые письма. Как правильно написать гарантийное письмо об оплате, каким нормам необходимо следовать при его оформлении и где скачать бланк и образец — смотрите далее.
Порядок составления гарантийного письма
В отличие от доверенности на получение груза, оформляемой хотя и в относительно свободной форме, но всё же с учётом определённых требований, гарантийное письмо об оплате может быть написано так, как того пожелает составитель; нужно лишь придерживаться письменного делового этикета и не забывать о сути документа. Из текста должно быть чётко понятно, что именно имел в виду отправитель, иначе адресат не будет воспринимать гарантийное письмо об оплате как официальный документ.
Важно: не следует забывать о двух основополагающих принципах составления официальных документов — краткости и целесообразности. Чем компактнее и ёмче текст гарантийного письма об оплате, тем проще его будет читать получателю. Чем весомее основания для предоставления гарантий, тем с большей вероятностью обе стороны будут придерживаться условий и сроков — как гарантийного письма об оплате, так и основного договора.
Хотя унифицированной формы гарантийного письма не существует, рекомендуется:
- Набирать текст на компьютере на бланке организации, а не писать его от руки на листе простой бумаги. При наличии подписи руководителя и печати (штампа) юридического лица последний вариант также приемлем, однако выглядеть он будет не так презентабельно, что в конечном счёте может сказаться на деловой репутации предприятия и взаимоотношениях с получателем письма.
- Использовать строгие официальные, а не «поздравительные» или «благодарственные» бланки, даже если они являются интеллектуальной собственностью самой компании. Гарантийное письмо об оплате — серьёзный документ, связанный с финансовыми операциями, а значит, и оформлен должен быть соответствующим образом.
- Если письмо составляется в электронной форме, что в российском документообороте всё ещё редкость, — заверить его электронно-цифровой подписью руководителя: просто набранный в текстовом редакторе документ юридической силы иметь не будет, и контрагент в любом случае запросит или бумажную версию с подписью и оттиском печати, или электронную с ЭЦП.
- Не использовать при наборе редкие, плохо читаемые или откровенно неформальные шрифты: чем проще получателю будет понять, что за документ к нему был направлен и какие именно гарантии в нём содержатся, тем лояльнее он будет к деловому партнёру.
Структура гарантийного письма об оплате в самом общем виде должна включать следующие блоки:
- Полное официальное наименование отправителя: индивидуального предпринимателя или юридического лица. Если есть необходимость, в том же поле (или отступив строку вниз) можно привести и сокращённое официальное название фирмы.
- Основные реквизиты компании. В отличие от письма о смене банковских реквизитов организации, в котором должны быть приведены буквально все данные, в гарантийном письме можно указать сведения по согласованию с контрагентом или по собственному усмотрению: например, только идентификационный номер налогоплательщика и ОГРН.
- Юридический и фактический адреса предприятия, а также контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты, даже страницы в социальных сетях — всё, что, по мнению отправителя, может помочь адресату выйти с ним на связь. Не стоит чрезмерно увлекаться, приводя в «шапке» полный телефонный справочник компании: достаточно будет номеров приёмной, секретаря и, возможно, самого руководителя.
- Заголовок. Собственно, «Гарантийное письмо» или «Гарантийное письмо об оплате». Рекомендуется набирать его чуть большим шрифтом, чем основной текст; также можно выделить заголовок полужирным или курсивом. Помимо того, чтобы облегчить восприятие, следует визуально отделять заголовок от тела письма хотя бы одной пустой строкой.
- Приветствие. Писать его следует в официальной форме, используя устоявшиеся в деловой среде выражения. Создание гарантийного письма по оплате — всё же не литературное творчество, поэтому нет нужды экспериментировать с нормами общения.
- Основной текст, содержащий обещание отправителя выплатить получателю определённую сумму (её лучше приводить как цифрами, так и прописью) до наступления указанной даты или до истечения назначенного срока. При необходимости в тело письма можно включить дополнительные условия отправки перевода, а также обозначить способ оплаты, указав банковские реквизиты.
- Заключительная часть («С уважением, ….»). Пренебрегать ею крайне не рекомендуется.
- Подпись руководителя предприятия или подразделения (например, генерального директора) и расшифровка подписи, а также дата составления документа.
- Оттиск печати или штампа индивидуального предпринимателя или юридического лица.
Важно: несмотря на то что гарантийное письмо об оплате может быть отнесено к исходящим бумагам, номер в заголовке ставить необязательно. Для того чтобы придать документу юридическую силу, достаточно заверить его подписью и печатью или электронно-цифровой подписью; используемая контрагентом нумерация вряд ли произведёт на адресата особое впечатление.
Гарантийное письмо по оплате — образец
Скачать образец гарантийного письма об оплате, который можно открыть и редактировать в любом текстовом редакторе, получится по ссылке выше.
Бланк гарантийного письма по оплате
Скачать бланк гарантийного письма об оплате, подходящий для работы в текстовых редакторах, в том числе MS Word, получится по ссылке выше.
Подводим итоги
Гарантийное письмо об оплате составляется в свободной форме (желательно на официальном бланке организации). Документ должен быть заверен подписью руководителя и печатью или штампом компании или электронно-цифровой подписью. Отправлять его можно как на бумаге, так и по электронной почте.
В структуру гарантийного письма об оплате необходимо включать наименование организации, её основные реквизиты, адрес и контактные данные. Документ должен быть составлен по возможности кратко, но так, чтобы адресат получил детальную информацию о порядке выплаты. Скачать бланк и образец гарантийного письма для MS Word можно по ссылкам выше.
