Содержание:
Получать доход от продажи товаров и услуг можно, даже не зная, что такое чистая приведённая стоимость проекта и как рассчитывается рентабельность: всё, что требуется от предпринимателя, — качественная продукция и корректное обращение с покупателями. Коммерческая деятельность в настоящее время осуществляется при помощи контрольно-кассовой техники, или ККТ; это могут быть как обычные, так и онлайн-кассы. Владелец магазина не обязан использовать образец какой-либо конкретной модели: в этом отношении законодатель даёт ему полную свободу.
Как показала статистика, наличие кассового аппарата само по себе позволяет поднять продажи в розничном магазине. Главное — научить ответственных сотрудников пользоваться кассой и обеспечить бесперебойную работу оборудования. Помогут в этом приведённая ниже пошаговая инструкция и несколько видеоуроков в заключительном разделе.
Кто может работать с ККТ?
Работать с контрольно-кассовым аппаратом, вне зависимости от того, планируется торговать в маленьком городе или в одной из столиц, может сотрудник, отвечающий следующим требованиям:
- Он знает Типовые правила эксплуатации касс, утверждённые Письмом Министерства финансов №104 от 30 августа 1993 года. К настоящему времени приведённые в нём нормы сильно устарели и (в отдельных случаях) не имеют связи с действительностью. Однако в целом они составлены разумно и доходчиво; чтобы найти баланс между Типовыми правилами и работой с современным кассовым аппаратом, владелец или директор магазина может на их основе составить собственную инструкцию. Руководствоваться следует простым принципом: действия сотрудника не должны быть чрезмерно запутанными и отнимающими много времени: чем быстрее он обслужит каждого покупателя, тем лучше.
- Он заключил с владельцем торговой точки соглашение о материальной ответственности. Составить документ не сложнее, чем узнать о дебете и кредите; основное требование к нему, прямо прописанное в статье 244 Трудового кодекса, — достижение работником совершеннолетнего возраста. Предпринимателю крайне рекомендуется подписывать документ одновременно с трудовым договором: если продавец уже приступил к исполнению обязанностей, он имеет полное право отказаться от заключения соглашения, тем более если об этом условии не было упомянуто в контракте. Включать пункт о материальной ответственности в тело договора можно, но не рекомендуется: на суде большую юридическую силу будет иметь отдельное соглашение. Пока документ не подписан, сотрудник может отвечать лишь частично — в размере, не превосходящем месячный заработок. Само собой разумеется, индивидуальному предпринимателю, не привлекающему к работе третьих лиц, никакого соглашения не требуется.
- Он изучил инструкцию к кассовому аппарату используемой модели, хорошо знает порядок действий, понимает, как следует поступить в случае ошибки или выхода кассы из строя, и сдал небольшой производственный экзамен. На практике процесс обучения не так долог и по сложности не превосходит вычисления налогов ИП; рисковать, сразу отправляя новичка к покупателям, не стоит даже при недостатке в магазине рабочих рук.

Совет: полезно будет распечатать небольшие памятки по работе с контрольно-кассовой техникой и разместить их на рабочем месте каждого кассира. Ситуации случаются самые разные, а человеку свойственно уставать; вовремя полученная подсказка поможет избежать очередной ошибки и связанных с ней формальностей.
Основные обязанности кассира
Должностные обязанности кассира в полном объёме перечисляются в трудовом договоре и (или) инструкции; к основным, одинаковым у всех работодателей, относятся:
- приём денег и расчёт клиентов;
- при пользовании наличными деньгами — оперативная выдача сдачи в полном размере;
- при пользовании системами безналичного расчёта — обеспечение сохранности пластиковой карты на момент проведения операции;
- решение с покупателями вопросов о возврате продукции и (или) денег;
- сдача инкассации;
- контроль рабочего места: недопущение присутствия возле кассы посторонних, в том числе не исполняющих свои обязанности сотрудников, своевременное обслуживание контрольно-кассовой техники и так далее;
- открытие, закрытие смены и фиксирование выручки.
Совет: чтобы избежать двусмысленных ситуаций, не помешает создать для кассиров список недопустимых действий, в частности — вскрытия корпуса кассового аппарата, обработки его агрессивными химическими веществами, оставления кассы без надзора и т.д. Такой перечень может содержаться в трудовом договоре или должностной инструкции; рекомендуется также распечатать его для каждого рабочего места — в составе ранее упомянутой памятки или как отдельный документ.
Как работать с кассовым аппаратом — пошаговые действия
Прежде чем приступить к алгоритму действий, следует вкратце рассмотреть конструкцию контрольно-кассовой техники. Независимо от фирмы-производителя и модели каждый аппарат включает:
- фискальную память — в ней хранятся все проведённые кассиром операции: расчёты, отказы, возвраты, ошибки, выдача наличных и другие;
- клавиатуру — служит для набора кодов товаров, цен и введения иных используемых в работе данных;
- ленточный блок — используется для печати кассовых чеков и нуждается в своевременной замене бумажной ленты.
Ниже приведена пошаговая инструкция по работе с кассовым аппаратом; каждое оборудование имеет свои особенности, поэтому она не является исчерпывающей — кассиру следует ориентироваться на руководство по эксплуатации, используя следующий алгоритм исключительно в качестве справочного.
Включить устройство
Перед тем как приступить к работе, контрольно-кассовую технику следует подключить к электросети. Чаще всего штепсель остаётся в розетке; продавцу достаточно воспользоваться тумблером, повернуть головку переключателя или установить ключ в позицию «Режим». Исправно работающая касса должна сразу после включения показать на экране ряд из нулей или иных специальных символов — справиться об особенностях индикации нормальной работы следует в руководстве по эксплуатации.
Важно: если кассовый аппарат ранее не использовался, обязательно нужно вставить в него резервные аккумуляторы; в дальнейшем их следует менять хотя бы раз в год.
Открыть кассу
Чтобы начать работать на контрольно-кассовой технике, продавцу необходимо авторизоваться. Сделать это можно, в зависимости от модели, введя логин (идентификатор) и пароль или используя специальную карту.
Проверить данные
Не помешает перед работой проверить правильность отображаемой на экране кассового аппарата информации, в том числе даты и времени, а также выбить один-два нулевых чека. Выявленные ошибки следует немедленно исправить; чтобы распечатать чеки, нужно, в зависимости от модели контрольно-кассового устройства, нажать на кнопку «Оплата» или «Наличные», пока на табло отображаются нули.
Произвести расчёты
Теперь касса готова к работе. Чтобы пользоваться ею, продавцу следует:
- вводить (вручную или с помощью сканера штрих-кодов) информацию о каждой приобретаемой позиции;
- принимать наличные деньги, открывая лоток кассового аппарата нажатием на кнопку «Оплата» или «Наличные», выдавая сдачу и кассовые чеки;
- принимать пластиковые карточки, используя POS-терминал; если последний выдаёт два чека, один необходимо оставить для отчётности в магазине, а второй — отдать покупателю;
- высчитывать, нажимая на кнопку «%» или аналогичную ей, действующие скидки — по карте, в рамках акций и так далее.
Закрыть смену
Когда очередной рабочий день окончен, кассиру нужно:
- составить отчёт, кассовый ордер и передать документы вместе с выручкой старшему кассиру или иному уполномоченному лицу;
- снять показания встроенных счётчиков и зафиксировать их в кассовом журнале;
- найти значение дневной выручки, вычтя текущие показания из предыдущих, и сверить его с наличностью в лотке кассового аппарата;
- обнулить показания устройства и отключить питание.
Заменить ленту
Выполнять эту операцию над кассовым аппаратом каждый день не имеет смысла, однако бумажная лента заканчивается довольно часто, и уметь ставить новый рулон должен каждый кассир. Сигнал о надвигающейся необходимости — появление на чеках полоски розового или фиолетового оттенка.
Чтобы заменить ленту в контрольно-кассовом устройстве, нужно:
- поднять крышку отсека, в котором располагается рулон — аккуратно и не повреждая креплений;
- достать остатки ленты, опечатать их согласно должностной инструкции, подписать бирку и отдать старшему кассиру или иному уполномоченному лицу;
- отделить от остальной массы край новой ленты, развернуть рулон так, чтобы внутренней стороной размотки вниз, и зафиксировать его в отсеке (иногда лента располагается по-другому — необходимо действовать в соответствии с руководством по эксплуатации), заведя за печатающую головку;
- закрыть крышку отсека и, нажимая несколько раз на кнопку «Вверх» (иногда — «ЧЛ»), добиться, чтобы край ленты вышел наружу;
- оборвать излишки бумаги и приступить к работе или выключить аппарат до следующего дня.
Как работает онлайн-касса?
В ближайшие несколько лет планируется перевести на использование онлайн-касс всю торговлю — как крупные ритейлинговые сети и развлекательные центры, так и индивидуальных предпринимателей; последние, кроме того, должны будут до 1 июля 2019 года обзавестись указанными устройствами — за их отсутствие придётся платить штраф.
В отличие от традиционной контрольно-кассовой техники устройство нового поколения:
- печатает на чеке QR-коды и ссылки на сайт торговой сети;
- автоматически направляет электронные копии платёжных документов оператору фискальных данных (банку) и при необходимости клиенту;
- работает с любыми зарегистрированными на территории страны операторами.
Из минусов онлайн-касс, сохраняющихся на сегодня, следует назвать периодические «зависания» аппаратов и невозможность работать при перебоях с Интернетом. В остальном такие устройства более компактны, удобны и способствуют ускорению работы продавца.
Принцип работы онлайн-кассы:
- Кассир берёт у покупателя деньги или банковскую карточку, подтверждает операцию, после чего устройство выдаёт чек.
- Данные о каждой операции сохраняются в фискальном накопителе и параллельно направляются оператору фискальных данных.
- Оператор передаёт устройству ответное сообщение, что операция зафиксирована.
- Далее ОФД отсылает информацию об оплате в Федеральную налоговую службу.
- По запросу кассир отсылает электронную копию чека на указанный покупателем адрес.
Важно: ориентировочная стоимость онлайн-кассы — 20–35 тысяч рублей; за обслуживание, предусматривающее ремонтные работы и замену неисправного аппарата, придётся отдавать от трёх до пяти тысяч рублей в год.
Частые ошибки при работе с кассовым аппаратом
К ошибкам, наиболее часто совершаемым продавцами, относятся следующие ситуации:
- Кассир оформил покупку через терминал, но не зафиксировал её в кассовом аппарате. Сразу по обнаружении недоразумения продавец должен «добить» чек и написать объяснительную. Суть нарушения с точки зрения закона — занижение налогооблагаемой базы.
- Кассир оформил покупку через терминал, а в кассу занёс её как при оплате наличными. В результате в конце дня сумма, фиксируемая в книге кассира, не сойдётся с реальным остатком в лотке. Чтобы исправить ситуацию, необходимо сделать сверку до формирования суточного отчёта; по окончании продавцу стоит написать объяснительную.
- Кассир неправильно пробил чек. Если неточность выявлена до того, как документ напечатан и выдан покупателю, следует отменить в кассовом аппарате конкретную позицию или операцию в целом и ввести данные заново. Если же чек уже отправлен на печать, понадобится забрать у клиента старый (неправильный), распечатать и отдать ему новый, а по окончании рабочего дня внести данные в реестр ошибочных платёжных документов. Если же неточность обнаружена уже после того, как покупатель ушёл, печатать новый чек не нужно, как и вносить ошибочный в реестр. Вместо этого стоит сформировать по окончании дня отчёт, опять-таки не внося в него изменений, а в главах 12 и 13 кассовой книги указать фактические выручку и остаток средств в кассе, после чего написать объяснительную.
- Кассир не сдал выручку или сдал её не в полном объёме. Ошибка не критическая, решается формированием отчёта, сдачей денег и написанием объяснительной. В зависимости от просрочки предприятие может быть оштрафовано, однако чаще всего этого не происходит.
- Кассир отключил питание контрольно-кассового устройства во время работы. Чтобы исправить проблему, достаточно вновь его включить, проведя описанные ранее манипуляции, дождаться появления ряда нулей и распечатать нулевой чек. Некоторые кассы требуют дополнительных операций — продавцу, как обычно, следует сверяться с руководством по эксплуатации.
- Кассир неправильно вставил ленту. В современных устройствах такое практически исключено, однако возможно. В этом случае необходимо остановить работу контрольно-кассового аппарата, вновь открыть отсек, снять рулон и зафиксировать его заново, после чего, нажимая на кнопки «Вверх» или «ЧЛ», добиться появления края бумаги и оборвать его.
Важно: несмотря на серьёзность предъявляемых к кассиру требований, большинство ошибок исправимы, и довольно легко. В отдельных случаях продавцу придётся доплатить из своего кармана; в других — достаточно написать объяснительную. Но избежать неприятной ситуации проще, чем разбираться с нею; вот почему кассиру важно тщательно изучить инструкцию и в дальнейшем время от времени освежать память.
Как работать на кассовом аппарате — видеоуроки
Следующие видео помогут оператору понять, как работать с разными видами касс.
Урок 1 — Использование и обслуживание ЭКР-2102К-Ф
Урок 2 — Работа на Атол-90Ф
Урок 3 — Основные ошибки оператора кассы
Подводим итоги
Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет, заключивший с работодателем договор о материальной ответственности, прочитавший руководство по эксплуатации и нормативные документы. В обязанности кассира входит принимать от покупателей деньги, оформлять покупки, выдавать сдачу и чеки и не допускать нахождения возле прибора третьих лиц. Индивидуальный предприниматель может работать с кассой самостоятельно, не оформляя никаких дополнительных документов.
В начале дня кассовый аппарат следует включить, распечатав нулевой чек. Если заканчивается лента, необходимо остановить работу, снять старый рулон, опечатать и подписать его и установить новый. Онлайн-кассы — новое поколение устройств, непосредственно взаимодействующее с оператором фискальных данных и таким образом существенно ускоряющее и облегчающее работу продавца.