Как заверяется копия трудовой книжки — образец

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка – основной документ, в котором содержится информация о профессиональной деятельности гражданина. Подтвердить свою занятость, стаж и опыт работы на определенной должности можно, предоставив копию трудовой книжки.

Копия трудовой книжки – самостоятельный документ, и его могут не принять из-за неправильного составления/заверения. При этом тот факт, что трудовая книжка заполнена правильно, во внимание не берется.

Когда нужно заверять копию трудовой?

Если вы работаете, то копию трудовой вам изготавливает и заверяет работодатель или уполномоченное им лицо. Если же вы ни с кем не состоите в трудовых отношениях и книжка хранится у вас дома, то удостоверить ее копию могут нотариус или Центр занятости.

Важно: незаверенная копия трудовой книжки не является документом, подтверждающим обстоятельства вашей трудовой деятельности.

Требовать копию трудовой книжки имеет право любая организация, в которой вы хотите получить государственные, муниципальные или финансовые услуги. Чаще всего этот документ нужен:

  • для получения загранпаспорта и визы;
  • для оформления всех видов государственных пособий и материальной помощи;
  • при подаче документов на замещение вакансий, где требуется наличие специального стажа;
  • при оформлении пенсии;
  • при получении кредитов и т.д.

Совет: узнайте срок действия справки 2-НДФЛ.

Когда у вас запрашивают копию трудовой книжки, то вы имеете право поинтересоваться, зачем нужен этот документ и возможна ли альтернатива (справка с места работы, справка 182н и т.д.). Поскольку сведения из трудовой книжки являются персональной информацией, то использоваться она может только с вашего согласия. Да, вы имеете право отказаться давать копию трудовой, но в этом случае рискуете не получить необходимую услугу.

Важно: оригинал трудовой книжки не может заменить ее копию. Поэтому, даже если ваша трудовая у вас на руках, все равно необходимо ее правильно копировать и заверять и только после этого подавать в запрашивающее ведомство.

Если вы хотите составить резюме на замещение определенной вакансии и при этом намерены сразу проинформировать потенциального работодателя о необходимом стаже, прикрепив к резюме копию трудовой, то в этом случае ее можно не удостоверять.

Важно: не путайте копию и выписку из трудовой книжки. Это два разных документа, которые не заменяют друг друга.

Правила заверения трудовой книжки

Порядок выдачи копий трудовых книжек работодателем утвержден п. 7 ПП РФ №225 от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках» и п. 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Требования к оформлению документов».

Важно: с 01.07.2018 года порядок заверения копий изменен. Документы, которые не соответствуют ГОСТу 7.0.97-2016, к рассмотрению не принимаются.

Процедура удостоверения копии трудовой работодателем:

  • работник обращается в администрацию работодателя с письменной просьбой выдать копию трудовой книжки и указывает в заявлении срок, к которому нужен документ;
  • администрация поручает изготовление и заверение ксерокопии должностному лицу, на кого возложены полномочия по учету и хранению трудовых книжек, а также по ведению журнала регистрации трудовых книжек и других кадровых документов (чаще всего это инспектор отдела кадров);
  • уполномоченное должностное лицо изготавливает копию и уведомляет заявителя о том, что документ готов к выдаче.

Важно: максимальный срок изготовления копии – 3 дня. По просьбе работника этот период может быть сокращен. Копия изготавливается бесплатно.

Если оригинал трудовой хранится у гражданина дома, то при необходимости сделать копию ему нужно обратиться к нотариусу с оригиналом книжки. В данном случае удостоверение копии платное. Стоимость зависит от количества страниц, подлинность которых нужно заверить.

Как заверяется копия трудовой книжки — образец

Процедура удостоверения копии трудовой условно делится на три этапа:

  • подготовка к копированию – работник отдела кадров проверяет, все ли необходимые записи внесены в книжку (работодатель может править только те записи, которые были сделаны в трудовой за период работы сотрудника на данном предприятии);
  • изготовление ксерокопии в хорошем качестве (копируются все заполненные листы);
  • на копии каждого листа книжки ответственное должностное лицо ставит удостоверяющую пометку «Копия верна» и ссылку на то, где хранится оригинал документа, после чего указывает свою должность, инициалы, подпись и дату удостоверения.
Заверенная копия трудовой книжки
Заверенная копия трудовой книжки

Важно: до недавнего времени кадровики указывали под последней записью на ксерокопии, что сотрудник по настоящее время работает на данном предприятии. Сейчас эта запись лишняя, поскольку отметка о том, что оригинал книжки хранится у работодателя, является достаточным подтверждением того факта, что гражданин на момент выдачи копии трудовой работает в определенной организации.

Сколько действительна копия трудовой книжки?

Нормативных требований о сроках действия копии трудовой нет. Но каждая организация, которая требует такую копию, имеет право устанавливать свои сроки. Срок действия копии трудовой важен для тех граждан, которые хотят получить кредит, обращаются за загранпаспортами или за визами либо подают документы на получение государственной помощи.

В каждом из этих случаев ведомство предупреждает, что подавать нужно копию, изготовленную не позже определенного срока:

  • для банков – от двух недель до месяца;
  • для ФМС – до одного месяца;
  • для консульств – до трех месяцев.

Эти сроки действуют в тех случаях, когда обстоятельства, указанные в копии трудовой книжки, не изменились. Если же у вас есть копия, формально подходящая по срокам, но, например, на момент получения кредита в банке вы уже уволены, а деньги выдавались вам как работающему заемщику, то в случае невозврата ссуды вас могут привлечь к ответственности за мошенничество с финансовыми ресурсами.

Важно: при трудоустройстве и необходимости подтверждения стажа для будущего работодателя срок действия копии трудовой не ограничивается.

Подводим итоги

Получить копию трудовой работник может бесплатно в течение трех дней у работодателя, а неработающий гражданин – за один день заверить копию у нотариуса, предъявив оригинал.

Несмотря на то что срок действия копии законом не ограничен, каждое ведомство имеет право устанавливать свои временные рамки для действительности копий. Кроме того, в копии трудовой должна содержаться информация, актуальная на день подачи документа.