Скачать бланк и образец заполнения расходного кассового ордера

Несмотря на последние внесённые Центробанком России изменения в порядок проведения финансовых операций (Указание №3210-У от 01.06.2014 г.), формы двух наиболее часто используемых документов, расходного и приходного кассового ордеров (РКО и ПКО, или КО-1 и КО-2 соответственно) остались без изменений, сохраняя идентичность образцам 1988 года. Оформить их по-прежнему не представляет сложности: достаточно скачать, заполнить и распечатать на принтере бланк приходника или расходника.

Как правильно оформить расходный кассовый ордер и где можно бесплатно загрузить бланки РКО для работы в редакторах Word и Excel, а также пример заполнения документа — смотрите далее.

Что такое расходный кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер — это, согласно действующей классификации, первичный документ, оформляемый при выдаче денег из кассы предприятия.

Основаниями для заполнения документа могут быть:

• выдача заработной платы сотрудникам;
• предоставление работнику средств в индивидуальном порядке (командировочные расходы или материальная помощь);
• личное распоряжение руководителя;
• передача денег в подотчёт.

Важно: как следует из Указания Центрального банка России №3210-У, индивидуальные предприниматели с 2014 года освобождаются от обязанности вести кассовую книгу и заполнять приходный и расходный кассовые ордера. При этом они по-прежнему должны вести, от руки или при помощи специализированного программного обеспечения, основную часть финансовой отчётности. В Указании не имеется сведений о возможности несистематического заполнения РКО и ПКО, что даёт налогоплательщику-ИП возможность оформлять документы по мере необходимости; в этом случае, однако, необходимо заранее обеспечить возможность хранения ордеров на протяжении всего установленного законодателем срока.

Расходный кассовый ордер, в отличие от акта инвентаризации кассы, согласно действующим нормам заполняется любым уполномоченным сотрудником:

• «собственным» или приглашённым (сторонним) бухгалтером;
• главным бухгалтером организации;
• другим назначенным лицом;
• при отсутствии отдела бухучёта (например, в случае ИП) — непосредственно руководителем.

На заполненном бланке расходного кассового ордера (форма КО-2), бесплатно скачать который в форматах Word или Excel можно по приведённым ниже ссылкам, обязательно должны содержаться подписи получателя средств, составителя документа (лица из приведённого выше списка) и выдавшего деньги кассира.

Важно: в соответствии с последними изменениями в законодательстве проставление на РКО оттиска печати или штампа организации больше не является обязательным: он может быть заверен при помощи квалифицированной цифровой подписи.

Хотя ничто не мешает должностному лицу заполнить документ от руки (главное при этом — оставить в неприкосновенности форму бланка), значительно логичнее и проще будет воспользоваться достижениями современной вычислительной техники и внести сведения в расходный кассовый ордер прямо на компьютере. Электронное оформление позволит при необходимости вносить коррективы в документ, распечатав уже заключительную, полностью выверенную версию. Кроме того, бланк, оформленный на ПК, выглядит значительно аккуратнее и читается легче.

Важно: ещё одним поводом задуматься о преимуществах компьютерного заполнения расходного кассового ордера является содержащийся в пункте 4.7 вышеназванного Указа прямой запрет на внесение в готовый образец изменений и исправлений. Кассовый документ должен быть заполнен единожды и далее оставаться в «нетронутом» виде — следовательно, чтобы не тратить средства на расходные материалы для принтера, лучше предварительно заполнить все графы бланка на ПК.

Согласно пункту 6.1 Указания Центробанка перед выдачей денежных средств кассир обязан:

1. Удостовериться, что расходный кассовый ордер заверен подписью ответственного лица: сотрудника бухгалтерии, главного бухгалтера или руководителя отдела (предприятия).
2. Сличить суммы, указанные цифрами и прописью: они должны полностью совпадать. При обнаружении даже минимальной разницы кассиру следует отказать в проведении операции до исправления проблемы и предоставления получателем скорректированного документа.
3. Попросить получателя предоставить подходящий для идентификации личности документ (обычно паспорт или загранпаспорт; при получении денег третьим лицом оно должно предъявить нотариально заверенную доверенность) и внести его данные (серию, номер, место и дату выдачи паспорта, опционально — код подразделения и другие сведения) в соответствующее поле.
4. Передать документ для подписи получателю средств, после чего расписаться в нижней графе бланка.

Лицо, которому выдаются деньги (в подотчёт или на невозвратной основе), должно до того, как поставить свою подпись, пересчитать наличные и удостовериться в соответствии их сумме, заявленной в расходном кассовом ордере.

Важно: по РКО можно получить только наличные и только в кассе предприятия. Для перевода средств на расчётный счёт получателя используются другие формы, не имеющие отношения к КО-2.

Особенности заполнения РКО

Заполнение расходного кассового ордера не представляет сложности; оформителю следует придерживаться простой схемы:

1. В шапку РКО вписываются следующие данные:
   • наименование организации (полное по документам и, если есть, краткое официальное);
   • название структурного подразделения (если его нет, в графе следует проставить прочерк — от руки или в виде последовательности дефисов или тире на компьютере);
   • присвоенный компании код ОКПО (можно посмотреть в соответствующих документах или воспользоваться онлайн-поиском, попутно проверив собственную налоговую задолженность по ИНН);
   • порядковый номер расходного кассового ордера (используется сквозная нумерация);
   • дата заполнения бланка в официально принятом формате (день, месяц, год).
2. Следующий раздел, сводная таблица, состоит из граф:
   • «Дебет», в подграфе которой «корреспондирующий счёт» обязательно вносится соответствующая последовательность цифр, а столбцы «код структурного подразделения» и «код аналитического учёта» могут (при отсутствии таковых) оставаться незаполненными — тогда в них требуется проставить прочерки;
   • «Кредит» — ещё один счёт в соответствии с общим планом предприятия;
   • «Сумма» — как несложно угадать, здесь необходимо проставить цифрами выдаваемую на руки сумму в рублях и копейках (к примеру, «15000 руб. 50 коп.»);
   • «Код целевого назначения» — указывается в соответствии с планом организации; при отсутствии кода предназначенное для него поле должно быть заполнено прочерком.
3. Третья часть бланка расходного кассового ордера — информация о получателе средств:
   • в поле «Выдать» полностью приводятся его фамилия, имя и отчество, а также другие национальные дополнения к имени (в соответствии с паспортом);
   • в поле «Основание» нужно указать назначение операции (например, «Материальная помощь» или «Приобретение канцтоваров»);
   • в поле «Сумма» — словесное обозначение указанной ранее суммы в рублях и цифровое в копейках (в данном примере — «Пятнадцать тысяч руб. 50 коп.»);
   • в поле «Приложение» — наименование, номер и дату оформления документа, на основании которого производится операция (это могут быть приказ, заявление, распоряжение и так далее).
4. Четвёртая часть — должности и подписи ответственных лиц:
   • руководителя (директора);
   • составителя (главного бухгалтера, бухгалтера).

Важно: если бланк РКО оформляется одним лицом (обычно ИП), вместо двух разнесённых полей можно оставить одно — с указанием должности, подписью и расшифровкой подписи составителя.

5. Пятая часть — данные получателя (должна быть заполнена им); она включает следующую информацию:
   • в поле «Получил» — сумму (в рублях — прописью, в копейках — цифрами, как было указано выше);
   • в соответствующих местах — дату получения денег, личную подпись сотрудника и, по желанию, её расшифровку (фамилию и инициалы).
6. Шестая часть бланка — персональные данные сотрудника на основании предъявленного им документа: для паспорта это серия, номер, дата и место выдачи и дополнительные сведения (например, код подразделения).
7. Заключительная (седьмая часть документа) должна содержать подпись кассира и её расшифровку.

Расходный кассовый документ должен храниться, в соответствии с установленными правилами, в течение пяти лет с момента подписания всеми сторонами. В зависимости от возможностей организации бланки РКО могут быть переданы на хранение в архив или находиться до уничтожения в помещении с подходящими условиями — к примеру, в отдельной комнате.

Расходник — бланк (скачать)

Бесплатно скачать образец расходного кассового документа можно по приведённым ниже ссылкам. Электронные бланки полностью готовы к работе и легко открываются в любом текстовом редакторе или программе для обработки электронных таблиц.

В Word

• Скачать бланк расходника .trf

Скачать бланк РКО (форма КО-2) для заполнения в MS Word или другом текстовом редакторе можно по ссылке выше.

В Excel

• Скачать бланк расходника .xls

Скачать бланк расходника для работы в MS Excel или аналогичном ПО можно по ссылке выше.

Образец заполнения расходного кассового ордера

• Скачать образец заполнения расходного кассового ордера .docx

Перед заполнением документа не помешает ознакомиться с эталонным примером; скачать образец готового расходного кассового ордера можно по ссылке выше.

Подводим итоги

Расходный кассовый ордер может быть оформлен от руки или на компьютере, бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Структура бланка строго регламентирована и подразумевает обязательное указание суммы выдачи и личных данных получателя, а также наличие подписей оформителя, кассира и получателя. Проставлять печати и штампы теперь необязательно: вместо них может быть использована квалифицированная электронно-цифровая подпись.

Бесплатно скачать бланки РКО для работы с ними в программах MS Word и Excel или в аналогичных редакторах можно по приведённым выше ссылкам; электронные «заготовки» полностью соответствуют действующему законодательству и готовы к работе.