Что такое SMART-задачи и как они работают?

Коммерческая деятельность в условиях всё обостряющейся конкуренции требует от руководителя компании, проекта или начинающего индивидуального предпринимателя особо ответственного отхода к целеполаганию. Теперь недостаточно желать увеличения рентабельности предприятия или в общих словах описать задачу подчинённым; необходимо провести детальный анализ проекта, выявить его слабые и сильные стороны и разработать комплекс микрозадач, которые при выполнении сложатся в конечный результат.

Такой подход сродни составлению бизнес-плана: от исполнителя также требуются немалая аккуратность, способность выявлять слабые и сильные стороны проекта и переходить от частностей к единой общей цели. Помочь в разработке схемы действий, направленных на решение поставленной задачи, поможет SMART-планирование. О расшифровке этой технологии и примерах её использования в реальной жизни будет подробнее рассказано далее.

СМАРТ-цели — расшифровка

Технология SMART — это относительно недавно разработанная система планирования, позволяющая выделять ключевые аспекты поставленной цели. При этом, что особенно ценно, суть задачи практически не имеет значения: это может быть и желание в сжатые сроки оформить коммерческое предложение для особо значимого партнёра, и потребность выучить несколько новых слов на иностранном языке, и возможность собрать достаточную сумму денег для отдыха на море. Главное — наличие конечной цели; если её нет, постановка СМАРТ-задач не поможет.

SMART — это и отдельное английское слово («умный»), и аббревиатура, каждая буква которой имеет своё значение: specific (конкретный), measurable (измеримый), achievable (достижимый), relevant (значимый), time-bound (ограниченный во времени). Поскольку составить благозвучную аббревиатуру из русских аналогов английских слов не представляется возможным, отечественные практики применяют кальку — СМАРТ, буквы которой, как несложно догадаться, означают ровно то же самое.

Использование SMART не исключает применения других технологий — например, определения KPI сотрудников; всё зависит от компетентности руководителя или нанятого специалиста и сути цели. Если задача сугубо экономическая, имеет смысл пустить в ход весь арсенал маркетинговых и торговых наработок; если она связана с управлением персоналом или достижением определённой жизненной цели — использовать соответствующие инструменты или хотя бы наметить общий план действий, который в дальнейшем можно будет конкретизировать с помощью постановки СМАРТ-целей.

Чтобы использовать технологию SMART, следует ответить на ряд вопросов
Чтобы использовать технологию SMART, следует ответить на ряд вопросов

Теперь, получив представление об особенностях и сферах применения SMART-технологии, можно перейти к расшифровке каждой из составляющих единой системы.

Specific

Первая буква SMART — S, то есть Specific. Как уже было упомянуто, возможны и другие расшифровки, но классической является эта; она и будет рассмотрена далее. Прилагательное Specific в данном случае лучше всего перевести как «конкретный», «чёткий» или «определённый». Такой и должны быть цели проекта — как основная, ради которой всё затевается, так и промежуточные, из которых складывается общая картина.

Но в погоне за конкретикой не стоит забывать о значимых деталях. К примеру, можно поставить целью проекта изучение средней зарплаты американцев за определённый период или заключение выгодного как минимум для одной стороны соглашения о сотрудничестве, но если на этом конкретика заканчивается, исполнитель, вооружённый лишь желанием скорее завершить дело, оказывается лицом к лицу с проблемой, с которой ранее не сталкивался. И хотя положительный результат может быть достигнут даже в таком случае, сделать это значительно сложнее, чем обладая всей полнотой или хотя бы необходимым минимумом знаний.

Чтобы конкретизировать поставленную цель, практик должен сам себе ответить (а лучше сразу записать выводы на бумаге) на несколько вопросов:

  1. Каких результатов он хочет добиться в целом? При ответе на этот вопрос не следует планировать свою жизнь на несколько лет вперёд: результаты должны быть совершенно чётко обозначены и достижимы в не слишком отдалённом будущем: через месяц, полгода или год. Создавать проекты по технологии СМАРТ на более длительные промежутки времени в принципе можно, но с учётом постоянно меняющихся реалий никто не даст гарантии их осуществления — а значит, с таким тщанием разрабатываемый проект может к исходу срока обернуться пустой тратой времени.
  2. Зачем ему это нужно? Здесь уже не стоит концентрироваться на эмоциях и субъективных переживаниях, только если они не являются конечной целью. Например, человек, планирующий поездку в аквапарк, как раз и стремится получить яркие и желательно положительные впечатления; бизнесмен же, мечтающий о заключении прибыльной сделки, должен ориентироваться на потенциально получаемой им выгоде, а не на радости после подписания контракта: она может служить стимулом к продвижению проекта, но никак не конечной точкой.
  3. Кого можно привлечь или кто будет участвовать в работе? В этом случае ответ зависит в первую очередь от располагаемых практиком ресурсов. Руководитель предприятия, в распоряжении которого находится несколько десятков, а то и сотен человек, может использовать по своему усмотрению любых рабочих, сотрудников бухгалтерии, юридического отдела и отдела кадров. Индивидуальный предприниматель — обычно двух-трёх сотрудников. Обычный человек, задавшийся целью, к примеру, освоить работу в графическом редакторе, — только самого себя и, может быть, одного-двух согласных ему помочь энтузиастов. Как бы то ни было, силы и их диспозицию следует в общих чертах набросать заранее, чтобы в дальнейшем избежать судорожного перераспределения или неполного использования возможностей человека. Каждый участник достижения цели должен быть на своём месте — тогда на получение конечного результата будет истрачено минимальное количество времени, а исполнители не растеряют всю свою энергию.
  4. Можно ли выделить какие-либо ограничения решения задачи или дополнительные факторы, использование которых позволит минимизировать финансовые или материальные затраты? Не стоит перечислять всё подряд — от наводнений и землетрясений до неожиданного роста спроса на предлагаемую производителем продукцию. Необходимо назвать лишь ключевые моменты, уже состоявшиеся или имеющие действительно высокую вероятность возникновения. И, как ни странно, нет нужды мыслить глобально: масштаб таких событий должен быть сопоставим со значимостью цели.

Совет: если при рассмотрении задачи выясняется, что для её решения потребуется достичь не одного, а нескольких результатов, разумнее будет разбить такую суперзадачу на несколько мелких. К каждой из них впоследствии также можно будет применить технологии СМАРТ или использовать другие методы достижения цели. К примеру, если требуется определить уровень благосостояния простого гражданина, можно начать с определения средней заработной платы в России, а затем уже переходить к другим вычислениям и исследованиям.

Measurable

Вторая буква акронима SMART получена сокращением прилагательного Measurable, которое лучше всего перевести как «поддающийся измерению» или просто «измеримый». Следовательно, на втором этапе целеполагания предпринимателю или руководителю придётся определить, в каких единицах будет измеряться продвижение к цели и, собственно, достижение искомого результата.

Важно: определение успеха может быть не только количественным, но и качественным. К первой категории относятся, например, увеличение прибыли за год на 30% или изучение ста слов английского языка к концу месяца. Ко второй — улучшение личных отношений с одним или несколькими знакомыми или восстановление функциональности сломанной ноги. Измерить цели или достижение целей из второй группы объективно нельзя; определить, достигнут ли результат, возможно, полагаясь на собственные ощущения.

Как и в первом (да и в последующих) случае, чтобы получить исчерпывающее представление о поставленной задаче с точки зрения её измеримости, следует ответить на несколько вопросов:

  1. Какие способы измерения будут использоваться при оценке готовности работы и конечного результата? Необязательно применять одни и те же единицы; вполне достаточно будет взаимосвязанных. К примеру, директор завода задался целью выпустить к концу отчётного периода не 100, а 150 тонн металлопроката. Понятно, что конечный показатель целесообразнее всего измерять в единицах массы: тоннах, килограммах и так далее. Но промежуточные успехи вполне поддаются оценке, даже если они выражены в процентах от требуемого результата: к началу июля необходимо сдать на склад 50% от 150 тонн, к началу октября — 80% и так далее. Конечно, никто не запрещает предпринимателю использовать для подведения промежуточных результатов и абсолютные единицы — те же тонны и килограммы. Что же касается качественных показателей, то решить, достигнута цель или нет, может только участвующее в проекте лицо или несколько лиц, в зависимости от распределения должностных обязанностей.
  2. При каких показателях можно будет говорить об успешном достижении цели? Этот вопрос коррелирует с предыдущим и не вносит в целеполагание ничего нового, лишь помогая предпринимателю или руководителю чётче определить конечный результат. Если планируется до конца года заключить контрактов на 10 миллионов рублей, достижение именно этого показателя будет свидетельствовать об успешном разрешении задачи. Итоговая сумма может быть больше (тогда имеет смысл говорить о превышении плана) или меньше, что свидетельствует о недоработке. Именно исходя из этих соображений, рекомендуется устанавливать конечные результаты.
  3. Возможна ли корректировка цели? Не всегда, только если речь не идёт о чём-то жизненно важном, имеет смысл твёрдо фиксировать предполагаемый результат. Да, стремиться следует именно к нему, но если человек выучит за месяц не сто, а девяносто восемь слов другого языка, это достижение цели, а не проигрыш. Остаток можно перенести на следующий плановый период, а если его не предусмотрено — просто списать со счетов и со спокойной совестью считать задачу решённой.

Совет: исходя из этих соображений, можно порекомендовать выработку комбинированных SMART-целей — количественных и качественных одновременно. Например, директор завода может поставить целью произвести 200 тонн химикатов в год и одновременно обогнать по показателям другие заводы, расположенные в том же регионе. Тогда, даже если предприятие произведёт 170 тонн продукции, но окажется на первом месте по области, цель можно считать достигнутой.

Achievable

Третья буква аббревиатуры SMART (A) — сокращение прилагательных Achievable или Attainable, имеющих общее значение: «достижимый». Цель, поставленную, конкретизированную и количественно или качественно измеренную, теперь нужно ещё оценить с позиций здравого смысла. Чем менее она реализуема на практике, тем скорее предприниматель или руководитель потерпит неудачу, так и не дойдя до успешного решения.

Смотрите также:  Как оплатить «Телекарту» через Интернет банковской картой?

Чтобы понять, если ли смысл приступать к осуществлению проекта, нужно ответить себе на следующие вопросы:

  1. Какова вероятность достижения цели? В идеале здесь стоит говорить не о бытовой оценке в критериях «возможно-невозможно», а о математической статистике. Однако на деле просчитать большинство жизненных ситуаций из-за множества переменных и привходящих факторов нельзя. Поэтому остаётся лишь прибегнуть к здравому смыслу и честно ответить себе, осуществимо ли задуманное. Например, если человек средних способностей задался целью наизусть учить каждый день по одному стихотворению, такая задача вполне реализуема. Если же он собирается ежедневно запоминать по томику стихов нового поэта, можно смело сказать, что задуманное неосуществимо, то есть вероятность достижения цели близка к нулю.
  2. Какие на пути встретятся препятствия и как они будут преодолены? Несмотря на то что этот вопрос похож на относящийся к первой букве, смысл у них разный: тот был стратегическим, этот — тактический. Бизнесмен (или другое заинтересованное лицо) должен отдавать себе отчёт, что осуществление по-настоящему значимой идеи не может пройти гладко и без внешних препятствий. Вот их и следует перечислить, после чего продумать для каждой помехи способы её преодоления. Не нужно смешивать причины и следствия вместе: любое комбинированное препятствие может быть разложено на несколько простых — и побеждено заранее подготовленным оружием.
  3. Какие рычаги и инструменты будут использованы для достижения поставленной цели? В этом случае необходимо перечислить все находящиеся в распоряжении предпринимателя управленческие средства, включая неофициальные (но, конечно, нужно оставаться в рамках закона). Не нужно стесняться: чем адекватнее бизнесмен оценит свои ресурсы, тем проще ему будет действовать при возникновении плановых и незапланированных сложностей. Кроме того, именно перечисление наличествующих средств влияния поможет отыскать слабые места проекта. Так, если нетренированный человек собирается ежедневно в течение месяца поднимать штангу массой 100 килограммов, используя в качестве подкрепляющих средств кофе и лимонад, его намерения с большой степенью вероятности ни к чему не приведут. Если же он, используя СМАРТ-технологию, решил начать с небольшого веса, постепенно увеличивая его, то на протяжении определённого промежутка времени это у него будет неплохо получаться.

Совет: не стоит сразу отказываться от нереализуемой в чистом виде идеи. Немного поработав над ней и добавив пару убедительных рычагов, можно получить имеющий право на существование проект. К примеру, если директор небольшого завода знает, что не сумеет выпускать больше 1000 автомобилей в год, но по каким-либо причинам хочет повысить это показатель до 3000 штук, он может предложить таким же небольшим компаниям объединить усилия, образовав (хотя бы на временной основе) холдинг. При этом все транспортные средства могут действительно сходить с конвейера упомянутого завода, а партнёры будут заниматься поставкой расходных материалов и сборкой отдельных узлов, получая свою долю дохода. Ничего противоправного в таком целеполагании и способе достижения результата нет; более того, все стороны останутся в выигрыше.

Relevant

Четвёртая буква аббревиатуры SMART (R) соответствует английскому прилагательному Relevant — «значимый» или «адекватный». На этом этапе создания СМАРТ-плана предпринимателю следует оценить необходимость достижения поставленной цели. Если она не несёт практического смысла, будь это получение положительных эмоций или победа завода в первенстве по выпуску гофрированных труб, а осуществление проекта связано со значительными временными или финансовыми тратами, от задачи стоит отказаться — или переформулировать, придав её более адекватную форму и предназначение.

Смотрите также:  Сколько платят в декрете?

Чтобы понять, действительно ли избранная им цель имеет значение, предпринимателю или руководителю предприятия нужно ответить на вопросы:

  1. Действительно ли, решив поставленную задачу, он получит то, что хочет? Цель не обязательно должна иметь материальное воплощение; это может быть всё, что угодно: от новых теоретических познаний, обладание которыми просто доставляет человеку удовольствие или способствует профессиональным успехам, до производства конкретного вида продукции — например, 600 тысяч тонн пшеницы вместо прошлогодних 500 тысяч тонн. Целесообразность увеличения объёма очевидна: это и дополнительный доход, и положительная репутация предприятия, и возможность найти новых деловых партнёров. Следовательно, поставив цель и достигнув её, бизнесмен действительно получит для себя реальную пользу.
  2. Каковы долговременные перспективы достижения цели? Хотя применение SMART-технологии даёт наибольший эффект на коротких отрезках времени, не помешает задуматься, как полученные результаты отразятся на дальнейшей судьбе проекта, предприятия или на жизненных планах. Если выяснится, что выгода сиюминутна и на практике не приведёт ни к чему серьёзному, руководителю необходимо, чтобы избежать неоправданной траты времени, пересмотреть планы, подгоняя их под насущные нужды компании. Если же поставленная ранее задача оказалась немасштабируемой или несовместимой с долгосрочным развитием производства, от неё придётся отказаться: полученные сейчас небольшие выгоды могут обернуться в будущем серьёзнейшими потерями.
  3. Какие выгоды сможет получить каждый из участников проекта? Вопрос важен не столько для оценки целесообразности проекта, сколько для формирования идеальной команды. Ведь, несмотря на наличие в пирамиде Маслоу верхних ярусов, большинство людей работает ради обеспечения основных потребностей — а если во время борьбы за достижение цели они поймут, что ничего особенно полезного для себя не получат, предприниматель столкнётся с падением производительности труда, а то и саботажем; бороться с этими факторами гораздо сложнее, чем ещё до начала реализации плана набрать команду из действительно заинтересованных людей.

Совет: определить, кто из сотрудников лучше всего подходит для претворения проекта в жизнь, поможет ненавязчивое добровольное анкетирование персонала. Опросники должны быть по возможности краткими и строго ориентированными на текущую задачу; узнавать у работников, как они относятся к предприятию в целом и к руководителю в частности, необязательно.

Time-bound

Заключительная буква аббревиатуры SMART (T) — прилагательное Time-bound, или «ограниченный во времени». Как ранее упоминалось, технология СМАРТ лучше работает в не слишком отдалённой перспективе; чтобы не выбиться из временных рамок, и рекомендуется устанавливать чёткие сроки завершения каждого этапа и проекта в целом.

Смотрите также:  По какому телефону позвонить в ВТБ по программе "Привилегия"?

Вопросы, которые должны быть рассмотрены предпринимателем на последнем этапе планирования:

  1. В какие сроки можно уложить решение каждой из поставленных задач и достижение конечного результата? Не нужно чрезмерно оттягивать их из-за боязни не уложиться: так предприятие не только не получит выгоду, но и, скорее всего, понесёт убытки, связанные с деятельностью более решительных конкурентов.
  2. Можно ли будет сдвигать рамки во время работы над проектом? Вопрос сложнее, чем сначала кажется, и связан далеко не только с волей предпринимателя. Большинство технологических процессов нельзя существенно ускорить или замедлить, а потому они завершатся в свой срок или, при самом неблагоприятном исходе, будут остановлены. Следует учитывать подобные факторы, а также предусмотреть возможные способы борьбы с возникающими по ходу работы неурядицами.
  3. Что случится, если сроки всё же не будут соблюдены? Вопрос, безусловно, неприятный, но рассмотреть его и разработать пути преодоления сложностей или отступления стоит заранее — до начала реализации. Иначе предприниматель может в самый неблагоприятный момент столкнуться с непреодолимыми сложностями и, не зная, как поступить, просто откажется от прибыльного проекта, не подозревая, что можно просто немного перенести сроки. Например, если завод не сумеет поставить партию товара до 31 декабря текущего года, директор, не слишком потеряв в прибыли, может отложить исполнение обязательств до середины января. Это значительно разумнее, чем, поддавшись панике, просто потребовать расторжения контракта, заплатив неустойку и лишившись делового партнёра.

Совет: при заключении договора с учётом возможного срыва сроков не рекомендуется настаивать на переносе окончательной даты. Лучше разработать с контрагентом небольшие штрафы за каждый день просрочки: такой вариант одинаково выгоден и поставщику, и покупателю.

Примеры постановки целей по СМАРТ

Чтобы ознакомиться с применением технологии SMART на практике, следует рассмотреть два небольших примера.

Пример №1

Пусть владелец небольшого предприятия хочет стать в своём регионе наиболее востребованным поставщиком:

  • Первый этап постановки SMART-целей — конкретизация задачи. Предприятие должно обогнать конкурентов и выйти на лидирующие позиции (по крайней мере в своём регионе).
  • Второй этап — определение конкретных значений. Это может быть наработка базы компаний (постоянных клиентов с 1,5 тысяч до 5 тысяч) и простых граждан (покупателей с 25 тысяч до 50 тысяч человек).
  • Третий — оценка возможностей предприятия: производственных мощностей, готовности сотрудников к повышенным нагрузкам и так далее.
  • Четвёртый — обоснование поставленной задачи. Будет ли она полезна для предприятия и что её решение принесёт в будущем?
  • Пятый — определение временных рамок: до конца года, через 18 месяцев, на следующей неделе и так далее.

На каждом из этих этапов бизнесмену понадобится честно и подробно ответить на все перечисленные в предыдущих параграфах вопросы.

Пример №2

Пусть человек собирается за полгода выучить несколько сотен слов и выражений английского языка, чтобы получить соответствующий сертификат:

  • Первый этап формирования СМАРТ-системы — конкретизация цели. Если для получения документа нужно выучить 450 слов, то именно такая нагрузка и должна быть запланирована.
  • Второй этап в данном случае — распределение усилий. При конечной цели в 450 единиц человек может запланировать за первый месяц выучить сотню простых слов, к третьему — 200, к пятому — 400, а до истечения указанного срока — все 450 слов.
  • Третий этап — оценка собственных возможностей. Вопрос в таком контексте субъективен: если гражданин считает, что справится, он может сразу переходить к следующему пункту.
  • Четвёртый этап — обоснование цели. Получив сертификат, человек может устроиться на престижную работу или просто испытывать моральное удовлетворение от своей осведомлённости.
  • Пятый этап — определение сроков. В данном случае они известны (полгода), а значит, гражданин может сразу, не откладывая дела на потом, приступить к реализации своей мечты.

Подводим итоги

Постановка СМАРТ-целей позволяет конкретизировать задачу, определить количественные значения, возможность осуществления и целесообразность. На последнем этапе формирования системы предприниматель должен указать сроки реализации проекта, а также предусмотреть свои действия в случае выхода за временные рамки.

Чтобы использовать технологию SMART, следует ответить на ряд вопросов, относящихся к каждой из составляющих аббревиатуры. Только так, имея полное и достоверное впечатление о разрабатываемом проекте, человек сможет успешно претворить его в жизнь, не опасаясь неудач и зная, как справиться с неизбежно возникающими проблемами.


Свернуть