Как составить уведомление о предоставлении отпуска работнику?

Очередной оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 122 Трудового кодекса Российской Федерации, входит в список неотъемлемых прав сотрудника, вне зависимости от того, как он работает: на полную ставку или по совместительству. Для того чтобы соблюсти формальности, трудящийся должен в установленные сроки и правильно написать заявление на отпуск, а работодатель — направить ему соответствующее уведомление за 2 недели до предоставления отпуска. Однако сейчас широко используется упрощённый порядок, согласно которому работник просто получает под подпись извещение о начале отпуска.

Какого бы варианта ни придерживался работодатель, составлять уведомление, как и приказ о предоставлении отпуска работнику, необходимо. Ниже будет рассказано о порядке оформления документа и ознакомления с ним сотрудника, а также будет рассмотрено несколько особых случаев.

Когда нужно делать уведомление о начале отпуска?

Необходимость составления уведомления об очередном оплачиваемом отпуске описана в третьем абзаце статьи 123 Трудового кодекса. Согласно ему работодатель должен направить в адрес работника (по факту в большинстве случаев — просто передать на руки под подпись) извещение не позднее чем за 14 дней до начала отпуска. Никаких сложностей с трактовкой этого положения не возникает: уведомление может быть вручено раньше, но не позднее. Чем грозит компании несоблюдение сроков, будет рассказано чуть ниже.

Уведомление об отпуске оформляется и вручается под подпись работнику не позднее чем за 2 недели до начала отдыха
Уведомление об отпуске оформляется и вручается под подпись работнику не позднее чем за 2 недели до начала отдыха

Пример. Пусть работник уходит в оплачиваемый ежегодный отпуск 17 сентября 2018 года. Путём несложных калькуляций можно прийти к выводу, что соответствующее уведомление должно быть направлено ему не позднее 3 сентября — это будет понедельник. Если же отпуск начинается 16 сентября, а предприятие (или конкретный сотрудник) работает по пятидневной схеме, извещение следует передать под подпись не ровно за 2 недели (это будет 2 сентября, воскресенье), а 31 августа — в последний рабочий день недели, пятницу.

Важно: как и при выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, работодатель и работник могут действовать не в строгом соответствии с положениями Трудового кодекса. К примеру, предприятие может уведомить трудящегося за неделю, за несколько дней до начала или даже, ознакомив его с графиком отпусков в начале года, больше не задумываться об этом вопросе. Ключевой момент здесь — добровольность и надёжность каждой из сторон. Работник, не получивший вовремя формального уведомления, может инициировать проверку в отношении работодателя; тот же, не скованный письменными обязательствами, может переносить даты отпусков, не согласовывая их с работниками — до тех пор, пока один из них не обратится в надзорные органы. Поэтому, какой бы хорошей ни была обстановка в трудовом коллективе, работодателю настоятельно рекомендуется соблюдать все требуемые формальности.

Как составить уведомление о начале очередного оплачиваемого отпуска будет рассказано в следующем разделе; это не сложнее, чем отразить отпускные в 6-НДФЛ. Сейчас же следует перечислить случаи, в которых направление извещения является обязательным:

  1. Предоставление очередного оплачиваемого отпуска на общих основаниях. Право на него, как уже отмечалось, имеет каждый сотрудник со стажем работы более полугода (в отдельно оговорённых случаях стаж может быть и меньше). В соответствии со сложившейся практикой график отпусков составляется в начале или середине декабря предыдущего года. При этом должны учитываться интересы обеих сторон: и работника, для которого отправиться в отпуск в желаемый срок может быть по-настоящему важно, и работодателя, которому необходимо спланировать взаимозаменяемость кадров так, чтобы не допустить простоев на предприятии. Зачастую, впрочем, отдел кадров составляет график, не особо вникая в интересы сотрудников и представляя его как свершившийся факт; но даже в этом случае за работодателем сохраняется обязанность использовать единую установленную формулу для расчёта отпускных.
  2. Предоставление внепланового отпуска на законных основаниях. Если сотрудник имеет или обретает право на дополнительные дни отдыха, работодатель должен, как и в ранее описанном случае, направить ему под подпись уведомление за 2 недели до ухода в отпуск. Никаких исключений для «особых» случаев нет: даже если они не включены в график (а обычно так и бывает), предприятие оформляет их в штатном режиме, соблюдая требования законодательства. Если оно этого не делает, у трудящегося появляются основания для обращения в надзорные органы, а у работодателя — новые проблемы.

В остальных случаях (например, при предоставлении неоплачиваемого отпуска по собственному желанию) уведомление о начале может не направляться. Неоплачиваемые дни, само собой разумеется, не включаются в единый график отпусков, а чтобы воспользоваться ими, работнику достаточно, как упоминается в статье 128 Трудового кодекса, согласовать детали с организацией и написать заявление; никаких дополнительных манипуляций с точки зрения законодательства не требуется.

Совет: информацию о направленных работникам уведомлениях о начале отпуска следует вносить в соответствующий внутренний журнал предприятия. Это не только универсальный отчётный документ, но и удобный индекс, позволяющий работодателю узнать, был ли трудящийся ознакомлен с приказом, и доказать свою правоту в досудебных разбирательствах и в зале суда.

Уведомление о начале отпуска может быть составлено в любой момент, вписывающийся в сроки: за месяц, три недели, 15 дней и так далее. Принципиальными являются два момента: найти сотрудника и получить его подпись. По разным причинам, более или менее субъективным, сделать это день в день не всегда возможно, поэтому рекомендуется предоставлять уведомление под подпись трудящегося с небольшим запасом: не за 14, а хотя бы за 16–17 дней. Это позволит избежать опоздания с ознакомлением и, как следствие, возникновения законных возражений у сотрудника.

Смотрите также:  Как получить ИНН физическому лицу через МФЦ?

Не нужно впадать и в другую крайность, оформляя уведомление за несколько месяцев: и в жизни сотрудника, и в деятельности законодателя могут возникнуть осложнения и привходящие обстоятельства, вынуждающие перенести сроки очередного или дополнительного отпуска или вовсе отменить его. К примеру, работник может заболеть, получить профессиональную травму или решить уволиться; в любой из этих ситуаций составление извещения теряет всякий смысл.

Правила составления уведомления о начале отпуска

Уведомление о начале отпуска, вручаемое сотруднику под подпись за 2 недели, должно состоять из следующих блоков:

  1. Наименование учреждения-работодателя: полное официальное и, если на листе есть место, а у составителя — желание, сокращённое. Второе можно исключить; первое, во избежание возможных осложнений, следует приводить всегда полностью и в неизменном виде — точно так, как в учредительных документах.
  2. Основные реквизиты предприятия: ОГРН, ИНН, ОКВЭД 2 и другие. Приводить банковские реквизиты (БИК, корреспондентский счёт и так далее) нецелесообразно, поскольку уведомление о начале отпуска не относится к платёжным или кассовым документам.
  3. Фамилию, имя, отчество и наименование должности сотрудника, отправляющегося в отпуск. Приводить их, разумеется, следует полностью, не проставляя инициалов. Название должности можно заменить номером из штатного расписания, если таковой имеется. Кроме того, можно привести другие данные работника: дату его рождения, контакты и иные. Впрочем, особого смысла в этом нет: извещение о начале отпуска носит чисто уведомительный характер и не преследует цели познакомить стороны друг с другом.
  4. Заголовок. Как и в других документах, его следует визуально отделить от основного текста, используя более высокий, полужирный или курсивный шрифт, а также оставляя перед ним и после него пустые строки. Применять шрифты различных начертаний допустимо, однако, в силу официальности документа, не рекомендуется. Текст заголовка должен быть предельно краток и лёгок для восприятия: «Уведомление», «Уведомление о начале очередного (дополнительного) отпуска» и так далее.
  5. Номер и дата составления документа. Эти данные можно вынести в «шапку», поместив сразу после реквизитов, однако чаще они пишутся на следующей строке после заголовка, составляя с ним единое целое. Такой подход не только более логичен, но и позволяет легче отыскать указанные сведения при беглом просмотре подшитых бумаг. Как и наименование документа, дату и номер следует выделять: полужирным или курсивным шрифтом и так далее. Номер уведомления проставляется порядковый, общий для внутренних документов или отдельный (последнее нелогично, поскольку создаёт путаницу). Дата приводится в стандартном для России порядке: ДД.ММ.ГГГГ (без использования слешей, дефисов и других «неправильных» разделительных символов).
  6. Первый абзац основного текста со ссылкой на норму права (в данном случае — 123 статью Трудового кодекса), обязывающую работодателя к оформлению документа, датами начала и окончания очередного или дополнительного отпуска в ранее описанном формате, а также общей продолжительностью в сутках (календарных днях). Составителю документов важно помнить, что, в соответствии с правилами приличия и принятой деловой этикой, если в тексте уведомления используется личное обращение к работнику, слово «Вы» нужно писать с большой буквы. Отказ от этой нормы, разумеется, не лишит документ юридической силы, однако и не прибавит работодателю уважения в глазах работника.
  7. Второй абзац основного текста, содержащий просьбу к работнику подтвердить получение документа, проставив в соответствующем поле подпись с расшифровкой и дату. Поскольку это самая распространённая практика заверения, никаких ссылок на законодательство приводить не требуется — достаточно объяснить работнику, что именно от него требуется.
  8. Подпись с расшифровкой ответственного лица: начальника или исполняющего обязанности начальника отдела кадров, руководителя подразделения, директора компании и так далее. К примеру, если отпуск сотруднику предоставляет индивидуальный предприниматель, не имеющий в штате специалистов отдела кадров и бухгалтерии, он может подписать уведомление собственноручно — вся ответственность в любом случае ложится на него. Дату после подписи проставить можно, но не обязательно: ключевое значение будет иметь дата, указанная работником, к которому документ относится.
  9. Подпись с расшифровкой сотрудника, а также проставленная им дата получения уведомления. Фамилию, имя и отчество уходящего в отпуск работника, равно как и дату, может прописать в бланке и составитель документа; в таком случае от первого потребуется лишь подписать бумагу, удостоверяя таким образом своё согласие с приведёнными в ней положениями.
  10. При необходимости — уточняющие сведения, имеющие прямое отношение к делу. Например, упоминание о сдвиге времени уведомления по согласованию с работником и так далее. Поскольку они размещаются на одном бланке с основным текстом, дополнительно заверять их нет никакой нужды — однако и такой вариант может использоваться особенно бдительным работодателем.

Важно: также не требуется, если только это не предписано внутренним распорядком предприятия или особыми приказами вышестоящих органов, ставить на уведомлении о начале отпуска оттиск печати или штампа организации. Однако и пресекать такую практику, если она уже заведена, не имеет смысла.

Уведомление об отпуске, вручаемое сотруднику под подпись за 2 недели до начала, может быть оформлено как от руки, так и на компьютере. В последнем случае его необходимо распечатать, так как для заверения бумага должна содержать «живые» подписи обеих сторон: представителя работодателя и самого работника или его законного представителя.

Смотрите также:  Как накопить на квартиру с зарплатой 30000?

Унифицированной формы бланка уведомления о начале отпуска законодателем не предусмотрено: каждое предприятие может составить собственный шаблон, внеся в него свои наименование, реквизиты и стандартный текст, или использовать любой образец из множества содержащихся в Интернете — тогда рекомендуется обратить внимание на дату создания файла: чем она ближе к сегодняшней, тем актуальнее шаблон и, следовательно, тем меньше он вызовет вопросов в случае судебных разбирательств или проверок.

Уведомление о начале отпуска — образец

Скачать образец уведомления о начале отпуска можно по ссылке выше.

Часто задаваемые вопросы

Несмотря на очевидную лёгкость, составление и использование уведомления о начале отпуска может вызвать ряд вопросов, ответы на которые будут приведены в следующих подзаголовках.

Как провести ознакомление сотрудника с уведомлением?

В соответствии со сложившейся практикой, с документом должен быть за 2 недели до начала отпуска ознакомлен лично работник или (в особых случаях) его законный представитель, имеющий нотариально заверенную доверенность. После прочтения сотрудник должен внизу уведомления в соответствующем поле поставить свою подпись, привести её расшифровку и рядом же указать дату заверения бумаги. Это стандартный, самый простой и наименее затратный для обеих сторон способ. Но не всегда всё получается так гладко — ниже будет приведён универсальный алгоритм ознакомления работника с документом:

  1. Сразу после оформления уведомления о начале отпуска представитель работодателя (сотрудник отдела кадров или другое уполномоченное лицо, а при невозможности личного общения — курьер) доставляет документ сотруднику и просит того ознакомиться с ним под подпись.
  2. Если ни личная доставка, ни использование «своего» курьера не представляются возможными (например, работник находится в длительной командировке в отдалённом регионе), уведомление пересылается по известному адресу заказным письмом с обязательной отметкой о вручении. Разумеется, отправлять его следует с запасом в несколько дней, а лучше за неделю-полторы: учитывая специфику работы Почты России, рассчитывать на доставку за два-три дня будет чрезмерным оптимизмом. Подпись сотрудника о получении документа необходима, чтобы работодатель мог зафиксировать и при необходимости использовать в дальнейшем дату — как доказательство надлежащего исполнения своих обязанностей.
  3. Сотрудник, прочтя документ, не найдя в нём неточностей и не имея претензий к приведённым в нём сведениям (датам ухода в отпуск и выхода из него), подписывает оба экземпляра, после чего возвращает их уполномоченному лицу. На этом ознакомление считается прошедшим успешно.
  4. Если работник, ознакомившись с уведомлением о начале отпуска, выражает несогласие с каким-либо из его положений, он может или вовсе не подписывать документ, или написать внизу листа свои замечания и заверить подписью именно их. При этом в журнале уведомлений в присутствии свидетелей специалистом отдела кадров делается соответствующая пометка, после чего стороны решают вопрос согласно регламенту.
  5. Если трудящийся отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, представленное ему не позднее чем за 2 недели, отказываясь назвать причину, в журнале (также при свидетелях) указывается приблизительно следующее: «Отказался подписывать без объяснения причин». После этого дело в соответствии с внутренним распорядком организации передаётся на рассмотрение, по окончании которого выносится соответствующее определение в отношении работника.
  6. Если сотрудник не может подписать документ по объективным причинам: вследствие болезни, утраты трудоспособности или смерти, работодатель действует в соответствии с обстоятельствами. Он может доверить подписание бумаги представителю работника или аннулировать документ.

Хранить неподписанные бланки уведомлений о начале отпуска необязательно: они, как не получившие юридической силы, могут быть уничтожены во время очередного списания или досрочно, если у работодателя есть такая возможность.

Что будет, если работнику не направить уведомление?

Последствия для работодателя, не направившего сотруднику уведомление о начале отпуска, зависят от деталей инцидента:

  1. Если работник по независящим от его воли причинам был ознакомлен с документом позже чем за 14 дней (2 недели) до ухода в отпуск, он, в соответствии с пятым абзацем статьи 124 Трудового кодекса, получает право требовать перенесения отпуска на другое (удобное для него) время. То же право возникает у трудящегося, которому вовремя не начислили отпускные. В этом случае единственное, что грозит работодателю, — неудобства, связанные с необходимостью перенести время отдыха сотрудника и, следовательно, с перестройкой графика отпусков. Заявление о переносе, разумеется, должно быть составлено работником в письменном виде и направлено в адрес работодателя до наступления запланированной даты.
  2. Если же работник по причинам, на которые нельзя повлиять, не получил уведомления об очередном или дополнительном отпуске вовсе, он, как и в первом случае, получает право требовать переноса сроков. Кроме того, в соответствии со статьёй 5.27 (пункты 1 и 2) Кодекса об административных правонарушениях, нерадивому работодателю грозит штраф в размере:
    • для должностного лица за первый зафиксированный случай — 1000–5000 рублей;
    • для индивидуального предпринимателя за первый зафиксированный случай — 1000–5000 рублей;
    • для юридического лица за первый зафиксированный случай — 30000–50000 рублей;
    • для должностного лица за рецидив — 10000–20000 рублей;
    • для индивидуального предпринимателя за рецидив — 10000–20000 рублей;
    • для юридического лица за рецидив — 50000–70000 рублей.
Смотрите также:  Совместительство и совмещение - основные различия (таблица)

Если работодатель отказывается выполнять законное требование сотрудника и переносить его отпуск, последний может, руководствуясь общей практикой, подать исковое заявление в суд и жалобу в прокуратуру. В соответствии с первым абзацем статьи 392 Трудового кодекса срок давности по трудовым спорам в этой ситуации составляет 3 месяца с момента неисполнения работодателем своих обязанностей. До истечения указанного времени и должно быть направлено заявление в суд; иначе в дальнейшем сотруднику будет крайне затруднительно доказать, что срок был пропущен по объективным причинам.

Важно: не следует путать указанный срок со сроками давности по гражданским делам. Последний в общем случае равняется трём годам, и работник, не слишком тщательно изучивший информацию, скорее всего, промедлит и столкнётся с невозможностью защитить свои права.

Сколько составлять экземпляров уведомления об отпуске?

Обычно уведомление о начале отпуска составляется в двух экземплярах: для работника и работодателя. Каждый из них должен быть подписан обеими сторонами, после чего первый хранится у сотрудника, а второй — в отделе кадров, а затем (по прошествии установленного срока) передаётся в архив.

Однако, если это предусмотрено внутренним распорядком предприятия или указаниями вышестоящих органов, уведомление об очередном или дополнительном отпуске может составляться в неограниченном количестве экземпляров. Все они подписываются работником и представителем работодателя, после чего рассылаются для хранения в соответствующие инстанции. Как обычно, один экземпляр при этом передаётся трудящемуся, а второй направляется в отдел кадров.

Можно ли оформить документ сразу на нескольких работников?

Законодатель не запрещает оформлять уведомления об отпусках на нескольких сотрудников сразу. В такой ситуации разумнее оформить основную часть документа в виде сводной таблицы, руководствуясь двумя соображениями:

  1. Каждый из работников должен, как и в случае единичного уведомления, подтвердить ознакомление с бумагой и отсутствие претензий, поставив на ней подпись. Следовательно, необходимо предусмотреть в таблице отдельную (обычно крайнюю справа) графу под названием «Подпись», «Ознакомлен» или аналогичным.
  2. Чем длиннее таблица, тем хуже документ для восприятия и тем сложнее в нём искать нужные сведения. В идеале она не должна выходить за пределы одного листа; в самом крайнем случае — простираться на две-три страницы, но не больше. Лучше подготовить несколько отдельных уведомлений, чем «сваливать» всю информацию в один нечитаемый документ. Эта проблема, разумеется, не касается индивидуальных предпринимателей и мелких предприятий, на которых просто некому в таких объёмах одновременно уходить в отпуск.

Вопреки распространённому мнению, не у всех сотрудников, перечисленных в сводной таблице, отпуск должен начинаться в один день. Специалисту отдела кадров, заполняющему документ, достаточно будет указать напротив каждого имени даты начала и окончания отпуска, а затем знакомить работников с уведомлением, каждого — не позднее чем за 2 недели до начала его дней отдыха.

Как и индивидуальные уведомления, «массовые» не имеют унифицированной формы и составляются каждым работодателем исходя из собственных возможностей и представлений об идеальном документе.

Подводим итоги

Уведомление об отпуске оформляется и вручается под подпись работнику не позднее чем за 2 недели до начала отдыха. Оно составляется как минимум в двух экземплярах, один из которых остаётся у сотрудника, а второй хранится в отделе кадров, а позднее — в архиве. Подписать документ может сам трудящийся или его законный представитель; при отказе от подписи делается соответствующая отметка в журнале уведомлений.

Документ состоит из трёх основных частей. В первой приводятся данные работодателя, включая реквизиты, и работника; во второй — наименование, порядковый номер и дата составления документа, а также основной текст; в третьей — подписи обеих сторон: представителя работодателя и работника. По желанию работодатель может составлять уведомление сразу для нескольких сотрудников; тогда в сводной таблице необходимо предусмотреть место для подписи каждого из упомянутых в ней людей. Если трудящийся не был уведомлён о начале отпуска за 2 недели, он имеет право требовать в письменном виде перенесения отпуска на любое другое удобное время.