Содержание:
Очередной оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 122 Трудового кодекса Российской Федерации, входит в список неотъемлемых прав сотрудника, вне зависимости от того, как он работает: на полную ставку или по совместительству. Для того чтобы соблюсти формальности, трудящийся должен в установленные сроки и правильно написать заявление на отпуск, а работодатель — направить ему соответствующее уведомление за 2 недели до предоставления отпуска. Однако сейчас широко используется упрощённый порядок, согласно которому работник просто получает под подпись извещение о начале отпуска.
Какого бы варианта ни придерживался работодатель, составлять уведомление, как и приказ о предоставлении отпуска работнику, необходимо. Ниже будет рассказано о порядке оформления документа и ознакомления с ним сотрудника, а также будет рассмотрено несколько особых случаев.
Когда нужно делать уведомление о начале отпуска?
Необходимость составления уведомления об очередном оплачиваемом отпуске описана в третьем абзаце статьи 123 Трудового кодекса. Согласно ему работодатель должен направить в адрес работника (по факту в большинстве случаев — просто передать на руки под подпись) извещение не позднее чем за 14 дней до начала отпуска. Никаких сложностей с трактовкой этого положения не возникает: уведомление может быть вручено раньше, но не позднее. Чем грозит компании несоблюдение сроков, будет рассказано чуть ниже.
Пример. Пусть работник уходит в оплачиваемый ежегодный отпуск 17 сентября 2018 года. Путём несложных калькуляций можно прийти к выводу, что соответствующее уведомление должно быть направлено ему не позднее 3 сентября — это будет понедельник. Если же отпуск начинается 16 сентября, а предприятие (или конкретный сотрудник) работает по пятидневной схеме, извещение следует передать под подпись не ровно за 2 недели (это будет 2 сентября, воскресенье), а 31 августа — в последний рабочий день недели, пятницу.
Важно: как и при выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, работодатель и работник могут действовать не в строгом соответствии с положениями Трудового кодекса. К примеру, предприятие может уведомить трудящегося за неделю, за несколько дней до начала или даже, ознакомив его с графиком отпусков в начале года, больше не задумываться об этом вопросе. Ключевой момент здесь — добровольность и надёжность каждой из сторон. Работник, не получивший вовремя формального уведомления, может инициировать проверку в отношении работодателя; тот же, не скованный письменными обязательствами, может переносить даты отпусков, не согласовывая их с работниками — до тех пор, пока один из них не обратится в надзорные органы. Поэтому, какой бы хорошей ни была обстановка в трудовом коллективе, работодателю настоятельно рекомендуется соблюдать все требуемые формальности.
Как составить уведомление о начале очередного оплачиваемого отпуска будет рассказано в следующем разделе; это не сложнее, чем отразить отпускные в 6-НДФЛ. Сейчас же следует перечислить случаи, в которых направление извещения является обязательным:
- Предоставление очередного оплачиваемого отпуска на общих основаниях. Право на него, как уже отмечалось, имеет каждый сотрудник со стажем работы более полугода (в отдельно оговорённых случаях стаж может быть и меньше). В соответствии со сложившейся практикой график отпусков составляется в начале или середине декабря предыдущего года. При этом должны учитываться интересы обеих сторон: и работника, для которого отправиться в отпуск в желаемый срок может быть по-настоящему важно, и работодателя, которому необходимо спланировать взаимозаменяемость кадров так, чтобы не допустить простоев на предприятии. Зачастую, впрочем, отдел кадров составляет график, не особо вникая в интересы сотрудников и представляя его как свершившийся факт; но даже в этом случае за работодателем сохраняется обязанность использовать единую установленную формулу для расчёта отпускных.
- Предоставление внепланового отпуска на законных основаниях. Если сотрудник имеет или обретает право на дополнительные дни отдыха, работодатель должен, как и в ранее описанном случае, направить ему под подпись уведомление за 2 недели до ухода в отпуск. Никаких исключений для «особых» случаев нет: даже если они не включены в график (а обычно так и бывает), предприятие оформляет их в штатном режиме, соблюдая требования законодательства. Если оно этого не делает, у трудящегося появляются основания для обращения в надзорные органы, а у работодателя — новые проблемы.
В остальных случаях (например, при предоставлении неоплачиваемого отпуска по собственному желанию) уведомление о начале может не направляться. Неоплачиваемые дни, само собой разумеется, не включаются в единый график отпусков, а чтобы воспользоваться ими, работнику достаточно, как упоминается в статье 128 Трудового кодекса, согласовать детали с организацией и написать заявление; никаких дополнительных манипуляций с точки зрения законодательства не требуется.
Совет: информацию о направленных работникам уведомлениях о начале отпуска следует вносить в соответствующий внутренний журнал предприятия. Это не только универсальный отчётный документ, но и удобный индекс, позволяющий работодателю узнать, был ли трудящийся ознакомлен с приказом, и доказать свою правоту в досудебных разбирательствах и в зале суда.
Уведомление о начале отпуска может быть составлено в любой момент, вписывающийся в сроки: за месяц, три недели, 15 дней и так далее. Принципиальными являются два момента: найти сотрудника и получить его подпись. По разным причинам, более или менее субъективным, сделать это день в день не всегда возможно, поэтому рекомендуется предоставлять уведомление под подпись трудящегося с небольшим запасом: не за 14, а хотя бы за 16–17 дней. Это позволит избежать опоздания с ознакомлением и, как следствие, возникновения законных возражений у сотрудника.
Не нужно впадать и в другую крайность, оформляя уведомление за несколько месяцев: и в жизни сотрудника, и в деятельности законодателя могут возникнуть осложнения и привходящие обстоятельства, вынуждающие перенести сроки очередного или дополнительного отпуска или вовсе отменить его. К примеру, работник может заболеть, получить профессиональную травму или решить уволиться; в любой из этих ситуаций составление извещения теряет всякий смысл.
Правила составления уведомления о начале отпуска
Уведомление о начале отпуска, вручаемое сотруднику под подпись за 2 недели, должно состоять из следующих блоков:
- Наименование учреждения-работодателя: полное официальное и, если на листе есть место, а у составителя — желание, сокращённое. Второе можно исключить; первое, во избежание возможных осложнений, следует приводить всегда полностью и в неизменном виде — точно так, как в учредительных документах.
- Основные реквизиты предприятия: ОГРН, ИНН, ОКВЭД 2 и другие. Приводить банковские реквизиты (БИК, корреспондентский счёт и так далее) нецелесообразно, поскольку уведомление о начале отпуска не относится к платёжным или кассовым документам.
- Фамилию, имя, отчество и наименование должности сотрудника, отправляющегося в отпуск. Приводить их, разумеется, следует полностью, не проставляя инициалов. Название должности можно заменить номером из штатного расписания, если таковой имеется. Кроме того, можно привести другие данные работника: дату его рождения, контакты и иные. Впрочем, особого смысла в этом нет: извещение о начале отпуска носит чисто уведомительный характер и не преследует цели познакомить стороны друг с другом.
- Заголовок. Как и в других документах, его следует визуально отделить от основного текста, используя более высокий, полужирный или курсивный шрифт, а также оставляя перед ним и после него пустые строки. Применять шрифты различных начертаний допустимо, однако, в силу официальности документа, не рекомендуется. Текст заголовка должен быть предельно краток и лёгок для восприятия: «Уведомление», «Уведомление о начале очередного (дополнительного) отпуска» и так далее.
- Номер и дата составления документа. Эти данные можно вынести в «шапку», поместив сразу после реквизитов, однако чаще они пишутся на следующей строке после заголовка, составляя с ним единое целое. Такой подход не только более логичен, но и позволяет легче отыскать указанные сведения при беглом просмотре подшитых бумаг. Как и наименование документа, дату и номер следует выделять: полужирным или курсивным шрифтом и так далее. Номер уведомления проставляется порядковый, общий для внутренних документов или отдельный (последнее нелогично, поскольку создаёт путаницу). Дата приводится в стандартном для России порядке: ДД.ММ.ГГГГ (без использования слешей, дефисов и других «неправильных» разделительных символов).
- Первый абзац основного текста со ссылкой на норму права (в данном случае — 123 статью Трудового кодекса), обязывающую работодателя к оформлению документа, датами начала и окончания очередного или дополнительного отпуска в ранее описанном формате, а также общей продолжительностью в сутках (календарных днях). Составителю документов важно помнить, что, в соответствии с правилами приличия и принятой деловой этикой, если в тексте уведомления используется личное обращение к работнику, слово «Вы» нужно писать с большой буквы. Отказ от этой нормы, разумеется, не лишит документ юридической силы, однако и не прибавит работодателю уважения в глазах работника.
- Второй абзац основного текста, содержащий просьбу к работнику подтвердить получение документа, проставив в соответствующем поле подпись с расшифровкой и дату. Поскольку это самая распространённая практика заверения, никаких ссылок на законодательство приводить не требуется — достаточно объяснить работнику, что именно от него требуется.
- Подпись с расшифровкой ответственного лица: начальника или исполняющего обязанности начальника отдела кадров, руководителя подразделения, директора компании и так далее. К примеру, если отпуск сотруднику предоставляет индивидуальный предприниматель, не имеющий в штате специалистов отдела кадров и бухгалтерии, он может подписать уведомление собственноручно — вся ответственность в любом случае ложится на него. Дату после подписи проставить можно, но не обязательно: ключевое значение будет иметь дата, указанная работником, к которому документ относится.
- Подпись с расшифровкой сотрудника, а также проставленная им дата получения уведомления. Фамилию, имя и отчество уходящего в отпуск работника, равно как и дату, может прописать в бланке и составитель документа; в таком случае от первого потребуется лишь подписать бумагу, удостоверяя таким образом своё согласие с приведёнными в ней положениями.
- При необходимости — уточняющие сведения, имеющие прямое отношение к делу. Например, упоминание о сдвиге времени уведомления по согласованию с работником и так далее. Поскольку они размещаются на одном бланке с основным текстом, дополнительно заверять их нет никакой нужды — однако и такой вариант может использоваться особенно бдительным работодателем.
Важно: также не требуется, если только это не предписано внутренним распорядком предприятия или особыми приказами вышестоящих органов, ставить на уведомлении о начале отпуска оттиск печати или штампа организации. Однако и пресекать такую практику, если она уже заведена, не имеет смысла.
Уведомление об отпуске, вручаемое сотруднику под подпись за 2 недели до начала, может быть оформлено как от руки, так и на компьютере. В последнем случае его необходимо распечатать, так как для заверения бумага должна содержать «живые» подписи обеих сторон: представителя работодателя и самого работника или его законного представителя.
Унифицированной формы бланка уведомления о начале отпуска законодателем не предусмотрено: каждое предприятие может составить собственный шаблон, внеся в него свои наименование, реквизиты и стандартный текст, или использовать любой образец из множества содержащихся в Интернете — тогда рекомендуется обратить внимание на дату создания файла: чем она ближе к сегодняшней, тем актуальнее шаблон и, следовательно, тем меньше он вызовет вопросов в случае судебных разбирательств или проверок.
Уведомление о начале отпуска — образец
Скачать образец уведомления о начале отпуска можно по ссылке выше.
Часто задаваемые вопросы
Несмотря на очевидную лёгкость, составление и использование уведомления о начале отпуска может вызвать ряд вопросов, ответы на которые будут приведены в следующих подзаголовках.
Как провести ознакомление сотрудника с уведомлением?
В соответствии со сложившейся практикой, с документом должен быть за 2 недели до начала отпуска ознакомлен лично работник или (в особых случаях) его законный представитель, имеющий нотариально заверенную доверенность. После прочтения сотрудник должен внизу уведомления в соответствующем поле поставить свою подпись, привести её расшифровку и рядом же указать дату заверения бумаги. Это стандартный, самый простой и наименее затратный для обеих сторон способ. Но не всегда всё получается так гладко — ниже будет приведён универсальный алгоритм ознакомления работника с документом:
- Сразу после оформления уведомления о начале отпуска представитель работодателя (сотрудник отдела кадров или другое уполномоченное лицо, а при невозможности личного общения — курьер) доставляет документ сотруднику и просит того ознакомиться с ним под подпись.
- Если ни личная доставка, ни использование «своего» курьера не представляются возможными (например, работник находится в длительной командировке в отдалённом регионе), уведомление пересылается по известному адресу заказным письмом с обязательной отметкой о вручении. Разумеется, отправлять его следует с запасом в несколько дней, а лучше за неделю-полторы: учитывая специфику работы Почты России, рассчитывать на доставку за два-три дня будет чрезмерным оптимизмом. Подпись сотрудника о получении документа необходима, чтобы работодатель мог зафиксировать и при необходимости использовать в дальнейшем дату — как доказательство надлежащего исполнения своих обязанностей.
- Сотрудник, прочтя документ, не найдя в нём неточностей и не имея претензий к приведённым в нём сведениям (датам ухода в отпуск и выхода из него), подписывает оба экземпляра, после чего возвращает их уполномоченному лицу. На этом ознакомление считается прошедшим успешно.
- Если работник, ознакомившись с уведомлением о начале отпуска, выражает несогласие с каким-либо из его положений, он может или вовсе не подписывать документ, или написать внизу листа свои замечания и заверить подписью именно их. При этом в журнале уведомлений в присутствии свидетелей специалистом отдела кадров делается соответствующая пометка, после чего стороны решают вопрос согласно регламенту.
- Если трудящийся отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, представленное ему не позднее чем за 2 недели, отказываясь назвать причину, в журнале (также при свидетелях) указывается приблизительно следующее: «Отказался подписывать без объяснения причин». После этого дело в соответствии с внутренним распорядком организации передаётся на рассмотрение, по окончании которого выносится соответствующее определение в отношении работника.
- Если сотрудник не может подписать документ по объективным причинам: вследствие болезни, утраты трудоспособности или смерти, работодатель действует в соответствии с обстоятельствами. Он может доверить подписание бумаги представителю работника или аннулировать документ.
Хранить неподписанные бланки уведомлений о начале отпуска необязательно: они, как не получившие юридической силы, могут быть уничтожены во время очередного списания или досрочно, если у работодателя есть такая возможность.
Что будет, если работнику не направить уведомление?
Последствия для работодателя, не направившего сотруднику уведомление о начале отпуска, зависят от деталей инцидента:
- Если работник по независящим от его воли причинам был ознакомлен с документом позже чем за 14 дней (2 недели) до ухода в отпуск, он, в соответствии с пятым абзацем статьи 124 Трудового кодекса, получает право требовать перенесения отпуска на другое (удобное для него) время. То же право возникает у трудящегося, которому вовремя не начислили отпускные. В этом случае единственное, что грозит работодателю, — неудобства, связанные с необходимостью перенести время отдыха сотрудника и, следовательно, с перестройкой графика отпусков. Заявление о переносе, разумеется, должно быть составлено работником в письменном виде и направлено в адрес работодателя до наступления запланированной даты.
- Если же работник по причинам, на которые нельзя повлиять, не получил уведомления об очередном или дополнительном отпуске вовсе, он, как и в первом случае, получает право требовать переноса сроков. Кроме того, в соответствии со статьёй 5.27 (пункты 1 и 2) Кодекса об административных правонарушениях, нерадивому работодателю грозит штраф в размере:
- для должностного лица за первый зафиксированный случай — 1000–5000 рублей;
- для индивидуального предпринимателя за первый зафиксированный случай — 1000–5000 рублей;
- для юридического лица за первый зафиксированный случай — 30000–50000 рублей;
- для должностного лица за рецидив — 10000–20000 рублей;
- для индивидуального предпринимателя за рецидив — 10000–20000 рублей;
- для юридического лица за рецидив — 50000–70000 рублей.
Если работодатель отказывается выполнять законное требование сотрудника и переносить его отпуск, последний может, руководствуясь общей практикой, подать исковое заявление в суд и жалобу в прокуратуру. В соответствии с первым абзацем статьи 392 Трудового кодекса срок давности по трудовым спорам в этой ситуации составляет 3 месяца с момента неисполнения работодателем своих обязанностей. До истечения указанного времени и должно быть направлено заявление в суд; иначе в дальнейшем сотруднику будет крайне затруднительно доказать, что срок был пропущен по объективным причинам.
Важно: не следует путать указанный срок со сроками давности по гражданским делам. Последний в общем случае равняется трём годам, и работник, не слишком тщательно изучивший информацию, скорее всего, промедлит и столкнётся с невозможностью защитить свои права.
Сколько составлять экземпляров уведомления об отпуске?
Обычно уведомление о начале отпуска составляется в двух экземплярах: для работника и работодателя. Каждый из них должен быть подписан обеими сторонами, после чего первый хранится у сотрудника, а второй — в отделе кадров, а затем (по прошествии установленного срока) передаётся в архив.
Однако, если это предусмотрено внутренним распорядком предприятия или указаниями вышестоящих органов, уведомление об очередном или дополнительном отпуске может составляться в неограниченном количестве экземпляров. Все они подписываются работником и представителем работодателя, после чего рассылаются для хранения в соответствующие инстанции. Как обычно, один экземпляр при этом передаётся трудящемуся, а второй направляется в отдел кадров.
Можно ли оформить документ сразу на нескольких работников?
Законодатель не запрещает оформлять уведомления об отпусках на нескольких сотрудников сразу. В такой ситуации разумнее оформить основную часть документа в виде сводной таблицы, руководствуясь двумя соображениями:
- Каждый из работников должен, как и в случае единичного уведомления, подтвердить ознакомление с бумагой и отсутствие претензий, поставив на ней подпись. Следовательно, необходимо предусмотреть в таблице отдельную (обычно крайнюю справа) графу под названием «Подпись», «Ознакомлен» или аналогичным.
- Чем длиннее таблица, тем хуже документ для восприятия и тем сложнее в нём искать нужные сведения. В идеале она не должна выходить за пределы одного листа; в самом крайнем случае — простираться на две-три страницы, но не больше. Лучше подготовить несколько отдельных уведомлений, чем «сваливать» всю информацию в один нечитаемый документ. Эта проблема, разумеется, не касается индивидуальных предпринимателей и мелких предприятий, на которых просто некому в таких объёмах одновременно уходить в отпуск.
Вопреки распространённому мнению, не у всех сотрудников, перечисленных в сводной таблице, отпуск должен начинаться в один день. Специалисту отдела кадров, заполняющему документ, достаточно будет указать напротив каждого имени даты начала и окончания отпуска, а затем знакомить работников с уведомлением, каждого — не позднее чем за 2 недели до начала его дней отдыха.
Как и индивидуальные уведомления, «массовые» не имеют унифицированной формы и составляются каждым работодателем исходя из собственных возможностей и представлений об идеальном документе.
Подводим итоги
Уведомление об отпуске оформляется и вручается под подпись работнику не позднее чем за 2 недели до начала отдыха. Оно составляется как минимум в двух экземплярах, один из которых остаётся у сотрудника, а второй хранится в отделе кадров, а позднее — в архиве. Подписать документ может сам трудящийся или его законный представитель; при отказе от подписи делается соответствующая отметка в журнале уведомлений.
Документ состоит из трёх основных частей. В первой приводятся данные работодателя, включая реквизиты, и работника; во второй — наименование, порядковый номер и дата составления документа, а также основной текст; в третьей — подписи обеих сторон: представителя работодателя и работника. По желанию работодатель может составлять уведомление сразу для нескольких сотрудников; тогда в сводной таблице необходимо предусмотреть место для подписи каждого из упомянутых в ней людей. Если трудящийся не был уведомлён о начале отпуска за 2 недели, он имеет право требовать в письменном виде перенесения отпуска на любое другое удобное время.