Журнал регистрации исходящей корреспонденции — что это?

Вся информация, курсирующая внутри организации, регистрируется в журналах. В крупной фирме их ведет специальный отдел секретарей или же делопроизводителей, а в небольшой фирме документация обычно висит на одном человеке, что достаточно тяжело.

Одним из них является журнал исходящей корреспонденции. Что это, зачем он нужен, какие виды корреспонденции в нем регистрируются – в статье.

Что это и для чего нужен?

Журнал исходящей корреспонденции простыми словами – это книга или тетрадь, специально заведенная организацией для записи реквизитов документов, которые были отправлены корреспондентам.

Он:

• Позволяет легко систематизировать работу – обеспечивает порядок деловой переписки;
• Сокращает время исполнения поручений, которые были даны от руководства;
• Помогает держать под контролем работу сотрудников;
• Повышает быстроту сотрудников при выполнении поставленных задач.

Бывает, что в организации очень много документации. В журнале ей присваивается свой порядковый номер, благодаря которому она не теряется и не путается с другими материалами.

И, самое главное, в них прописывается дата поступления документа в организацию, что позволяет избежать проблем в случае его потери, или если вас будут уверять в том, что он не дошел.

Виды журналов

В каждой организации начальник сам определяет вид:

• письменный;

Представляет собой папку с листами в формате А4, в которой можно вписывать ручкой отделы, графы и самостоятельно от руки их заполнять.

• электронный;

Создается на электронном носителе, то есть файл xls, doc, docx. Аналогичен письменному варианту, но удобен в использовании тем, что возможна наиболее высокая скорость сортировки документов. Файлы такого формата можно сделать в программах Microsoft – WORD или EXСEL.

Доступ персонала к электронному журналу обычно разрешает или ограничивает организация. Из минусов – сбой системы и потеря данных.

Можно вести оба вида журналов, что позволит использовать электронный как базовый, а письменный будет служить его резервной копией.

• зарегистрированный при помощи системы электронного документооборота (СЭД).

Полезен лишь в том случае, когда у вас большая организация, где нужно вести дело с огромным количеством бумаг. Такую программу возможно скачать, но есть как лицензионные версии, так и пиратские копии. Отличаются временем использования: в лицензионной нет сроков ограничения использования, пиратская обычно предлагает лишь демо-версию программы.

Виды документов

В журнал заносятся все бумаги, пересылаемые организацией. Это могут быть:

• справки;
• акты;
• запросы;
• заявки и др.

Организация индивидуально определяет, какие документы регистрировать: строгие условия в отношении перечня отсутствуют. Однако юристы рекомендуют вносить в отчетность бумаги любой важности вне зависимости от целей и адресатов.

Порядок заполнения

1. Документ регистрируется сразу же после его создания, либо в течении трех дней. Повторений быть не должно — один документ регистрируется один раз!
2. Секретарь внимательно проверяет наличие нужных печатей, подписей, реквизитов предприятия и т.д.
3. Следует заполнять все имеющиеся графы, чтобы была отображена полностью  информация о регистрируемом документе.
4. Информация – это порядковый номер документа, название, дата отправления, способ отправления, краткое содержание, число экземпляров, подпись ответственного лица.

В начале каждого года нумерация журнала обнуляется и начинается сначала, чтобы не было необходимости каждый раз менять отчетный документ.

Образец

Скачать бланк журнала исходящей корреспонденции