Акт инвентаризации имущества — как заполнить

Зачастую собственники организаций пренебрегают учетом своей собственности и обязательств, считая это лишней трудностью и пустой тратой времени. Такая позиция противоречит позиции государства, согласно которой все руководители организаций должны осуществлять бухгалтерский учет собственности. Этому способствуют внутренние мероприятия.

Процедура проверки соответствия реальных данных прописанным в реестрах достаточно сложная и трудоемкая. Однако она может выявить случаи казнокрадства – незаконного присвоения имущества государства, а также кражи (часто встречаются в малом бизнесе), нарушение законов и даже причины задолженностей. Так, инвентаризация – надежный инструмент координации процесса управления активами предприятия. Подробнее — в статье.

Основные понятия

Одним из основных документов, показывающим результаты проведения фактического осмотра имущества, финансов и других физических объектов хозяйствующего субъекта, является акт инвентаризации имущества (образец можно скачать в конце статьи). В нем фиксируется соответствие действительности прописанного субъектом в  учетной документации имущества.

Другим важным документом в процессе инвентаризации являются бланки определенной формы, которые отличаются на разных этапах проверки для удобства и четкости понимания ситуации в организации.

Акт инвентаризации имущества составляется комиссией по установленной форме по итогам проверки. Подобному анализу подлежат все материальные активы фирмы. Если совпадение стопроцентное, то акт будет базироваться на описях.

В случае несовпадения фактических и прописанных данных составляется ведомость расхождений. Если во время досмотра выясняется, что у субъекта нет прав на вещь, то следует проводить процедуру в присутствии его собственника.

По фактам расхождения, ответственное лицо обязано написать объяснительную записку и к нему будут приняты меры по усмотрению руководства и в зависимости от ситуации. Излишки продукции чаще всего расходуются или разделяются между работниками, а недостаток — взыскивают с виновных.

Порядок проведения

Кем и когда проводится

Существует общепринятый порядок проведения инвентаризации имущества:

1. Руководство принимает решение об инвентаризации основных средств.
2. Оформляется приказ, в котором четко прописывается необходимая информация, а именно, сроки, объекты, локации, участники комиссии, председатель комиссии.

Следует отметить, что все люди, принимающие участие в инвентаризационной комиссии, не должны быть материально заинтересованными.

На данный момент в России существует одинаковый алгоритм для прохождения инвентаризации для частных предприятий и государственных учреждений. Поэтапно происходят следующие процессы:

1. С распоряжения руководителя формируется комиссия.
2. Декларируются подготовительные документы и расписки по имеющейся собственности.
3. Назначается день, в который будет происходить процедура.
4. Проводится инвентаризация.
5. Составляется итоговый акт.

Соблюдение всех этапов дает гарантию того, что никто не сможет оспорить результаты и выявить нарушения в проведении мероприятия.

Хозяйствующий субъект оставляет за собой право самостоятельно решать, когда проводить проверку собственности, за исключением следующих случаев:

• Кража или порча имущества;
• Смена материально-ответственного лица;
• Подготовка бухгалтерской отчётности;
• Ликвидация организации;
• Природные катаклизмы и другие форс-мажорные обстоятельства.

В перечисленных ситуациях имущество должно быть инвентаризировано в обязательном порядке.

На что распространяется

Инвентаризировать можно различные материальные активы предприятия.

• Материалы;
• Инвентарь;
• Продукция;
• Строения;
• Денежные активы и сбережения;
• Товарные знаки.

Оформление акта инвентаризации имущества

По факту проверки составляется опись и акт с результатами. Результаты оформляются в виде описей с фактическим наличием и количеством, и сличительных ведомостей, где можно видеть несоответствие межу данными, указанными в реестрах, и реальными.

Обычно акт состоит из:

• Заголовка с прописанным названием субъекта, датой и кодом;
• Основной частью, в которой закрепляются все сведения о прошедшей процедуре. Здесь перечисляются объекты и субъекты, и основные результаты проверки;
• Формальной частью (заверение документа).

Основная задача акта – четко отражать результаты проведенной процедуры.

Фирма может оставить за собой право самостоятельного выбора формы документа контроля, так и воспользоваться универсальной формой.

Бланки

Бланки используются для описи разных типов имущества. Существует более 20 форм бланков.

Скачать бланк описи основных средств (один из этапов инвентаризации всего имущества).

Где скачать основные бланки — читайте в статье «Где скачать бланк инвентаризационной описи и как его заполнить».

Образец

По результатам всех описей создается акт.

Акт инвентаризации имущества — скачать образец.