Правила составления приказа об изменении оклада с примерами

Если вы работодатель, то хотя бы раз сталкивались с необходимостью изменить оклад сотрудникам. Если вы сотрудник, осведомленность по вопросу изменения оклада позволит не допустить манипуляций со стороны начальства и предотвратить обман.

Основной документ для совершения процедуры – приказ. В статье перечислены основания для издания документа, правила составления, структура. В конце представлен образец за 2019 год.

Основания для приказа об изменении оклада работнику

Изменение оклада не оставляет сотрудников равнодушными. Поэтому на то должна быть необходимость – весомое основание. Основание может быть связано:

• с инициативой работодателя;
• с законодательством.

Под законодательством подразумевается:

• изменение минимального размера оплаты труда (МРОТ). Действует в том случае, когда законом устанавливается новый МРОТ, требующий корректировки окладов сотрудников до его уровня;
• индексация. Цены на товары и услуги повышаются, в связи с чем должна быть повышена зарплата.

Пример 1
Иванов П. работал в фирме «Морской ветер», расположенной в Санкт-Петербурге, и получал 15 тысяч рублей. С 1 января 2019 года МРОТ в регионе повысился до 16 тысяч рублей. Работодатель повысил зарплату Иванову до 16 тысяч рублей соответственно, так как она не может быть ниже МРОТ.

Под инициативой работодателя подразумевается изменение обстоятельств труда: штатного расписания, количества отработанных часов, личных заслуг сотрудника и других организационных моментов. Меняться обстоятельства могут в обе стороны, поэтому оклад способен понижаться и повышаться. Ниже рассмотрим подробнее, как основания приказа влияют на его составление и издание.

Кто составляет приказ

Изменение оклада может быть инициировано служебной запиской ответственного лица, распоряжением прямого руководителя, работодателя, приказом головного общества, распоряжениями и постановлениями исполнительных органов.

Составлением приказа занимаются кадровые работники, сотрудники отдела труда и зарплаты.

Правила составления приказа:

Повышаем зарплату

Корректировка касается всех сотрудников в случае индексации (алгоритм):

1. Установить порядок процедуры в коллективном договоре.
2. Издать приказ об индексации зарплаты со ссылкой на документ, в соответствии с которым она проводится.
3. Внести соответствующие изменения в штатное расписание.
4. Заключить с сотрудниками допсоглашения к трудовым договорам об изменении условий оплаты.

Корректировка касается отдельных лиц в случае роста МРОТ или по инициативе непосредственного начальника (алгоритм):

1. Непосредственный начальник оформляет на имя работодателя представление с обоснованием необходимости повышения зарплаты сотруднику.
2. Работодатель одобряет представление.
3. Оформляется приказ, корректирующий штатное расписание.
4. Издаются персональные приказы на работников (или один документ, касающийся всех тех, у кого произошли изменения).
5. Составляются допсоглашения с сотрудниками к трудовому договору.

Пример 2
Иванов П. показывал отличные результаты в работе, поэтому его непосредственный начальник, возглавляющий отдел, обратился со служебной запиской к работодателю с просьбой инициировать повышение зарплаты сотруднику с 16 тысяч до 30 тысяч рублей.

Работодатель одобрил представление, после чего были изданы приказ с корректировкой штатного расписания и персональный приказ на Иванова П.. Второй документ ссылался на первый и давал распоряжения кадровому сотруднику и бухгалтеру.

После того, как все стороны ознакомились с приказами и поставили свои подписи, было составлено допсоглашение с Ивановым П. к трудовому договору. Со следующего месяца его зарплата вырастет вдвое.

Уменьшаем зарплату

Основные причины для понижения оклада:

• снижение доходов компании;
• понижение сотрудника в должности;
• реорганизация.

По собственной инициативе работодатель не может понизить оклад, даже если очень хочет.

Личная неприязнь, конфликты, не касающиеся рабочего процесса, и даже ухудшение показателей работы не повлияют на оклад. В противном случае, работодатель понизит вас в должности или уволит: к сожалению, у него есть более жесткие и радикальные способы влияния.

Процесс понижения зарплаты сложнее, чем обусловленный повышением процесс. Работодатель сообщает работнику о снижении оклада: издает приказ о новом окладе и внесении корректировок в штатное расписание и не позднее, чем за два месяца, направляет соответствующее уведомление. Работник может согласиться с новыми условиями или категорически не принять их.

Если работник согласился:

1. Убедиться, точно ли работник согласен трудиться в новых условиях.
2. Письменно оформить с сотрудником допсоглашение к трудовому договору об изменении оклада.

Если работник против:

1. Письменно предложить работнику иную имеющуюся работу (как вакантную по квалификации, так и вакантную нижестоящую или нижеоплачиваемую).
2. При отсутствии подходящей работы или отказе от предлагаемых вариантов предложить работнику уволиться по собственному желанию или уволить самому.

Пример составления приказа об изменении оклада работнику

Теперь вы знаете, на каких основаниях работодатель вправе изменить оклад. Если ваше начальство нарушает правила или вообще отказывает в зарплате — эта статья будет вам полезной.

Перейдем к практике. Представьте лист бумаги А4. Можно заполнять его от руки, можно – на компьютере: суть не меняется. Начнем сверху.

Заполнение «шапки» документа

«Шапка» документа – верх листа, вступление, на которое первым делом обращаешь внимание. Она должна быть заполнена правильно, так как даже мелкая ошибка в названии компании или дате может поменять суть документа.

• 1 строчка = полное наименование фирмы. Писать так, как указано в регистрационных документах;
• 2 и 3 строчки = номер приказа и пояснение, чему посвящен приказ. Номер приказа зависит от внутреннего документооборота предприятия;
• 4 строчка = дата составления приказа и населенной пункт, где зарегистрирована компания. Если речь идет о филиале, обязательно отразите это в документе.

Заполнение «тела» документа

Самая важная часть, в которой содержится информация, ради которой документ инициирован. Будьте краткими и точными, не допускайте ошибок в ФИО сотрудников и ответственных лиц, сумму оклада укажите цифрой и прописью.

Сначала указываются основание для выпуска и суть приказа. Обычно это ссылка на другой документ или закон. Например, на приказ об изменении штатного расписания или закон о повышении МРОТ.

Всего три пункта:

1. Установить… должность сотрудника, его ФИО, дата, с которой следует насчитывать новый оклад и размер оклада.
2. Распоряжение специалисту отдела бухгалтерии (ФИО) о принятии первого пункта и обеспечении исполнения.
3. Распоряжение сотруднику кадрового отдела (ФИО) об ознакомлении с приказом сотрудника, чей оклад меняется.

Заверение документа

Документ заверяется подписями всех сторон: работодателя, ответственных лиц (бухгалтер и кадровый сотрудник), работника, оклад которого будет изменен. Рядом с подписью обязательно должна стоять расшифровка – фамилия с инициалами.

Скачать образец приказа об изменении оклада за 2019 год