Составление акта об отсутствии на рабочем месте — образец

Каждый из нас не раз сталкивался с ситуацией, когда по тем или иным обстоятельствам мы вынуждены не явиться работу. Причины могут быть разнообразными, будь то экстренный визит к врачу или простое нежелание вставать с постели утром.

Разумеется, некоторые современные компании приветствуют свободный график рабочего процесса. Но если речь идет о стандартной офисной ситуации, где сотрудник обязан «отсидеть» свои законные шесть часов, то оправдать свое отсутствие банальной фразой наподобие «я проспал» не выйдет.

В противном случае руководству необходимо составить акт об отсутствии на рабочем месте с последующими санкциями. Что это, кто его составляет, уважительные и неуважительные причины прогула и образец документа – в статье.

Отсутствие на рабочем месте

Определение

Для начала необходимо разобраться в том, что же в нашей стране считается прогулом? Принято называть этим термином отсутствие сотрудника на своем рабочем месте.

Казалось бы, все просто, но как быть в тех случаях, когда жизненно необходимо быть в другом месте, а раздвоится мы, увы, не можем? Для этого продумана система выходных за свой счет, которыми можно воспользоваться, если заранее в письменной форме предупредить начальство. Если такого заявления руководству не поступало, то по факту неявки работника составляется акт об отсутствии на рабочем месте.

Кто составляет акт о прогуле

Этот документ составляется либо непосредственным начальником нарушителя, либо кадровиком, либо юристом или секретарем компании. Также при создании документа должна присутствовать комиссия – не менее двух человек. Они выступают в качестве свидетелей и подтверждают отсутствие коллеги на рабочем месте.

Несмотря на условное назначение ответственных лиц для составления акта, законами Российской Федерации не уточнено, кто именно должен заниматься заполнением актов. Теоретически это может сделать любой сотрудник.

Причины прогула

Уважительные причины

Уважительная причина прогула

Безусловно, люди – не роботы, и всем свойственно оказываться в форс-мажорных ситуациях. Разобраться в том, что в нашей стране считается официальной причиной для пропуска работы, а что –нет, помогают статьи из Трудового Кодекса РФ. Так, подобными причинами являются:

  • Больничный лист, подтверждающий неспособность сотрудника трудиться. Плановая консультация доктора не является причиной прогула;
  • Прохождение экзаменов, защита дипломной работы;
  • Исполнения в момент рабочего времени общественных или государственных обязанностей;

Например, если человеку пришла повестка в суд или налоговую с требованием явиться в качестве свидетеля, он не является прогульщиком и не попадает под санкции.

  • Донорство крови также считается уважительной причиной прогула, что подтверждает статья 186 Трудового Кодекса РФ;
  • Чрезвычайные ситуации, независящие от работника: природные катаклизмы, задержки или отмены авиарейсов.

Отдельным пунктом стоит выделить случай, если недобросовестный работодатель не выплачивает заработную плату в течение 15 дней после назначенного срока, тогда прогул не будет являться основанием для увольнения, но и здесь необходимо предупредить руководство. Такие ситуации следует рассматривать под другим юридическим ракурсом и, скорее всего, последует увольнение сотрудника по собственному желанию.

Если сотруднику удалось оправдать свое отсутствие на рабочем месте, то никакие дисциплинарные наказания не могут быть применены. Обычно требуется документальное подтверждение.

Но если же есть другая причина, которая не входит в список уважительных, то руководство по факту составленного акта и по своему усмотрению может применить санкции в виде замечания (только на первый раз), штрафа или увольнения.

Пример. Николаев И. не вышел с утра на работу после отпуска, не предупредив заранее начальника. После обеда сотрудник позвонил управляющему отдела и рассказал, что его рейс из-за шторма задержали на сутки: он должен был прилететь накануне утром, но оказался дома только к обеду рабочего понедельника. Поскольку вылета мужчина ждал в другой стране, связи не было – позвонить и сообщить возможности не было.

Начальник для убедительности посмотрел принесенные Николаевым И. билеты, убедился в реальности ситуации и не стал применять к сотруднику санкции на прогул.

Что считается прогулом

Прогулом в Российской Федерации считается отсутствие работника на своем рабочем месте в рабочее время без уважительной причины в течение четырех часов.

При неявке работника без предупреждения работодатель составляет акт об отсутствии сотрудника на работе.

Порядок оформления акта

Конкретных требований к акту об отсутствии сотрудника на рабочем месте законом не предусмотрено. Организация самостоятельно выбирает, как поступать в таких случаях. Некоторые создают шаблонные бланки актов, в которых все четко структурировано, другие же ограничиваются обычным заявлением в произвольной форме на листе А4. Но в любом подобном акте должны быть прописаны следующие вещи:

  • Должность и ФИО сотрудника, нарушившего дисциплину;
  • Дата составления документа;
  • Номер документа по документообороту компании;
  • ФИО составителей акта с их должностями (составителя и комиссии);
  • Причины составления акта (что нарушил, когда нарушил, как долго отсутствовал);
  • Название, локация фирмы;
  • Подписи составителя, комиссии и нарушителя.

Важно отметить, что акт об отсутствии на рабочем месте всегда необходимо составлять в двойном экземпляре, один из которых остается у сотрудника. Написать акт нужно не позднее, чем через месяц после дисциплинарного проступка.

Иногда руководство сталкивается с ситуациями, когда сотрудник отказывается подписывать акт о прогуле. В таких случаях необходимо всё заверить подписями свидетелей и сделать соответствующую заметку. Отсутствие подписи сотрудника и пометки о том, что он отказался подписывать этот документ, может стать причиной для аннуляции.

Если сотрудник все равно не признает факт нарушения и считает, что руководство пренебрегает его правами, он вправе обратиться в суд или в инспекцию по охране труда и оспорить решение. Иногда у работников получается доказать свою невиновность и аннулировать какие-либо претензии только потому, что были допущены неточности при составлении акта. Чаще всего в юридической практике бывают случаи, когда не отображено и не доказано конкретными фактами, что работника не было четыре и более часа на рабочем месте.

Только при точном указании всех фактов, значимость такого документа в суде будет высока.

Лучшим вариантом для каждого человека, который уже работает или только начинает прокладывать свою карьерную лестницу, будет наличие хороших отношений с руководством. Вероятнее всего, при нормальном общении и своевременном предупреждении о тех или иных обстоятельствах любой адекватный руководитель пойдет навстречу, и тогда получится избежать негативных санкций.

Скачать образец

Скачать образец акта об отсутствии на рабочем месте