Как составить приказ о направлении в командировку?

Когда нужно отправить работника для выполнения задания за пределы места его работы, то есть командировать, необходимо соответствующее распоряжение руководителя. Фиксируется оно в приказе установленного образца (так называемой форме Т-9). При его подготовке крайне важно следовать всем действующим требованиям и не упустить необходимые реквизиты. О том, как правильно создать такой документ, будет рассказано дальше.

Мы объясним, что может служить основанием для издания приказа о направлении работника в командировку, и каковы особенности его составления. Кроме того, предлагаем воспользоваться образцом и формой такого документа для упрощения его подготовки.

Основания для издания приказа о направлении в командировку

Приказ о командировании работника, как правило, составляется при наличии соответствующего служебного задания. Это первичный документ, который оформляется, когда возникает необходимость в направлении кого-либо в командировку. И только после этого издается приказ.

Когда нужно отправить работника в командировку, издается соответствующий приказ
Когда нужно отправить работника в командировку, издается соответствующий приказ

Служебное задание может быть оформлено в соответствии с образцом, утвержденным Госкомстатом (форма Т-10а). Сегодня его использование не носит обязательного характера, но все еще широко распространено. В задании указываются название компании, сведения о работнике, которого необходимо направить в командировку, цель и условия ее проведения. Задание подписывает начальник того подразделения, где работает лицо, направляемое в командировку, после чего документ утверждает директор компании или другой уполномоченный сотрудник. Готовое служебное задание передается в кадровую службу для оформления на его основании приказа о командировании. По возвращении из поездки в документе заполняется раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

Смотрите также:  SWOT-анализ предприятия – пример

Особенности составления приказа о направлении в командировку

Госкомитет по статистике (Госкомстат) разработал форму приказа о командировании Т-9, которой стоит придерживаться для фиксации собственных распоряжений о направлении работников в другие населенные пункты. Эта форма утверждена приказом ведомства от 5 января 2004 года №1 и содержит все реквизиты, необходимые для такого рода документов.

В большинстве случаев процедура откомандирования работника выглядит следующим образом:

  • 1 этап – подготовка проекта приказа о командировке, которая осуществляется специалистом кадровой службы исходя из служебного задания.
  • 2 этап – утверждение документа руководителем компании.
  • 3 этап – передача подписанного приказа в бухгалтерию, которая выдает аванс работнику, отправляющемуся в командировку.

Придерживаться этой схемы распределения задач необязательно. Подготовкой приказа может заниматься и бухгалтерия, а в малом бизнесе нередко практикуется самостоятельное оформление таких документов руководителем.

Важно: если в командировку едут сразу несколько работников, используется другой образец приказа, а именно Т-9а, в соответствии с которым в табличном виде указывается информация о каждом откомандированном и условиях его командировки.

В приказе, содержащем распоряжение о командировании, должны в обязательном порядке присутствовать следующие реквизиты:

  • Название компании, в которой работает откомандированный, и присвоенный ей код ОКПО.
  • Регистрационный (порядковый) номер по специальному журналу и дата составления приказа.
  • Название документа. Это может быть приказ либо распоряжение о направлении работника в командировку.
  • Сведения о работнике, который направляется в командировку – ФИО, должность (профессия, специальность), табельный номер, подразделение, где он работает.
  • Цель командирования. Ее специалист кадровой службы, оформляющий проект приказа о командировке, дублирует из служебного задания.
  • Основание для направления откомандированного за пределы места постоянной работы. Указываются номер и дата выдачи соответствующего документа.
  • Место назначения. Упоминается название организации, в которой будет проходить командировка, населенный пункт и страна.
  • Период и срок выполнения задания. Руководитель определяет, сколько календарных дней будет длиться командировка. В приказе конкретно указывается дата выезда откомандированного и его прибытия. При этом в первом случае речь идет о дне отправления транспортного средства от места работы, а во втором – о дне его возвращения в организацию.
  • Подпись директора или другого лица, наделенного соответствующими полномочиями, с указанием фамилии, инициалов и должности. Если в командировку отправляется сам руководитель, он может подписывать приказ на самого себя.
  • Отметка об ознакомлении с приказом работника, которого он касается.

Важно: кроме обязательных реквизитов, в приказе о командировке может содержаться дополнительная информация, например о том, за счет каких средств будут платиться командировочные.

Отпечаток печати на приказе не проставляется, поскольку это внутренний документ организации (дополнительное подтверждение его подлинности не требуется).

Приказ на командировку — образец Т-9 (скачать)

Приказ на командировку — форма Т-9 (скачать)

Специалистам кадровых служб и не только будет полезно ознакомиться с материалами о других важных документах, в частности о:

Подводим итоги

Приказ о направлении работника в командировку стоит готовить в соответствии с утвержденной Госкомстатом формой Т-9. Основанием для его издания служит, как правило, служебное задание. Обязательные реквизиты документа – сведения о компании, отправляющей работника в командировку, информация об этом человеке, цель и условия поездки. Приказ должен быть зарегистрирован и подписан руководителем или другим уполномоченным лицом.

Чтобы упростить и ускорить процесс подготовки приказа о командировке, стоит воспользоваться образцом его оформления. На его основе можно разработать собственный шаблон для дальнейшего использования при командировании сотрудников.