Как написать служебную записку о премировании сотрудников?

В трудовом законодательстве закреплено условие о поощрении сотрудников. Решение о предоставлении определенного награждения отдельному работнику или целому отделу принимается на основании трудовых заслуг.

Оно может быть представлено в виде текста благодарственного письма за хорошую работу, денежной премии, ценного подарка, грамоты или присвоения почетного звания. Документально информацию о необходимости предоставления поощрения нужно изложить в служебной записке.

Для чего нужна служебка о премировании работников?

Каждого принимаемого в штат сотрудника руководитель наделяет индивидуальным кругом обязанностей. При этом нужно учитывать, что, если речь идет о небольшой организации, директору известно об основных обязанностях каждого подчиненного и о его трудовых показателях. На крупном предприятии это условие нереально выполнить.

Служебную записку должны составлять руководители отдела с целью поощрения особенно отличившихся сотрудников
Служебную записку должны составлять руководители отдела с целью поощрения особенно отличившихся сотрудников

В этом случае руководитель структурного подразделения пишет служебную записку на имя руководителя. Документ должен содержать перечень показателей, напрямую связанных с размером материальной награды (включается в зарплатную ведомость). Записку можно превратить в ходатайство, отражающее заслуги определенного сотрудника.

Важно: для предприятий, которые по итогам отчетного периода (полугодие, год, квартал) должны материально поощрять своих подчиненных, служебная записка является обязательным документом, подтверждающим обоснованность расчета премиальных средств.

Правила оформления служебной записки о премировании

Трудовой кодекс не дает четкого понятия премии и не определяет правильный порядок ее начисления. Только в ст. 135 ТК РФ говорится, что величина поощрительной выплаты, условия ее начисления и регулярность предоставления должны быть отражены во внутренних локальных актах организации (например, в положении о премировании и коллективном договоре).

Если руководитель предприятия упустил этот момент, специалисту отдела кадров придется отобразить порядок премирования в трудовом договоре, подписываемом с каждым сотрудником. Эти мероприятия необходимы для обеспечения исполнения прав каждого подчиненного и исключения дискриминации финансового характера.

Наличие положения с четкой последовательностью назначения поощрений предупреждает возникновение претензий со стороны проверяющего органа. Так, премия, при начислении которой бухгалтер руководствовался утвержденным распорядком, гарантирует беспрепятственный переход средств в расходы, участвующие в расчете налога на прибыль.

Если предприятие состоит из большого количества структурных подразделений, то объективный и справедливый подход к распределению премиального фонда могут обеспечить служебки от начальников отделов. В основе составления документа должен лежать ГОСТ 6.30-2003 УСОРД. Условие нельзя назвать обязательным, за исключением ситуаций, когда положение о премировании или другой внутренний локальный акт содержат образец собственной формы.

Составлению служебной записки должны предшествовать следующие действия:

  1. Ознакомление с коллективным договором, который включает в себя порядок определения поощрительных выплат, оплату труда в ночное время, отпускные и т.д.
  2. Составление списка особенно отличившихся подчиненных, достигших высоких показателей в работе.
  3. Установление периода, за который предоставляется поощрение.
  4. Принятие решения, касающегося размера выплаты (в виде процента от оклада или фиксированной суммы).

Только после этого можно приступать к написанию служебной записки. Рекомендуемый формат – А4, «шапка» должна содержать сведения о том, кому предназначается документ. В «теле» письма следует указать перечень фамилий, которым полагается материальное поощрение. Закончить рекомендуется подписью и датой.

Внимание: служебную записку обязательно нужно зарегистрировать в журнале секретаря. Документ не останется без внимания, так как статья 12 ФЗ № 59 требует, чтобы начальство предоставляло ответы в течение 30 дней.

Служебная записка на премирование сотрудника — образец

Подводим итоги

Служебную записку должны составлять руководители отдела с целью поощрения особенно отличившихся сотрудников. Строго установленная форма отсутствует, соответственно, ничего не мешает определить для себя максимально удобный вариант.

Соблюдение порядка регистрации гарантирует, что руководитель не сможет оставить документ без внимания.