Бланк авансового отчёта — скачать бесплатно в Excel и Word

Бухгалтер — сложная профессия, требующая от работника не только концентрации внимания и регулярной перепроверки калькуляций, но и знания законодательных актов, а также умения быстро и без ошибок заполнять различные бланки. Овладение бухгалтерскими проводками для начинающих — лишь первый шаг; гораздо сложнее понять принципы оформления авансового отчёта, приходного или расходного кассового ордера. К счастью, сейчас скачать обучающие материалы и образцы заполнения форм можно в Интернете — быстро и совершенно бесплатно.

Ниже будет рассказано, в каких случаях сотруднику бухгалтерского отдела нужно оформлять авансовый отчёт, стоит ли придерживаться унифицированной формы, как в случае с зарплатной ведомостью, а также приведён порядок заполнения бланка. А кликнув на ссылки в заключительных разделах статьи, удастся скачать бланки документа для работы в Microsoft Word или Excel

Когда нужен авансовый отчёт?

Авансовый отчёт по форме АО-1 заполняется специалистом бухгалтерского отдела с целью контроля средств, выделяемых сотруднику или нескольким сотрудникам, направляемым от организации для выполнения служебного задания.

Авансовый отчёт по форме АО-1 оформляется бухгалтером при необходимости выдать деньги сотруднику, направляемому на служебное задание
Авансовый отчёт по форме АО-1 оформляется бухгалтером при необходимости выдать деньги сотруднику, направляемому на служебное задание

Основанием для выдачи аванса в этом случае могут быть:

  • приказ о направлении в командировку, вне зависимости от её продолжительности и цели;
  • закупка необходимых для предприятия товарно-материальных ценностей (горюче-смазочных материалов, сырья, канцелярских изделий и так далее);
  • иные поручения, представляющие интерес для организации.

Важно: авансовый отчёт, бланки и образец заполнения которого можно скачать по ссылкам в следующих разделах, допускается оформлять как на компьютере, так и от руки. Бухгалтер, имеющий достаточно времени и упорства, может даже самостоятельно разлиновать чистый лист, но гораздо легче найти форму в Интернете, заодно узнав размер средней заработной платы в России или просмотрев несколько уроков по работе с переплётными материалами.

Документ, заполненный с лицевой стороны бухгалтером, передаётся на руки ответственному за расходование средств работнику, а по окончании служебного поручения (например, после проведения закупки или возвращения из командировки) в течение трёх дней возвращается в бухгалтерию.

Важно: авансовый отчёт по форме АО-1 должен быть заверен подписями с обеих сторон. На лицевой обязан расписаться бухгалтер, заполнявший бланк, а на оборотной — ответственный работник. Проставлять оттиск печати или штампа организации на документе необязательно, хотя допустимо; это сложно с технической стороны: при печати на листе формата А4 для оттиска практически не остаётся места.

Как заполняется авансовый отчёт?

Авансовый отчёт по форме АО-1 состоит из двух частей:

  1. В первой, заполняемой бухгалтером перед выдачей бумаги сотруднику, содержатся следующие блоки:
    • «Утверждаю» — в отличие от других, записи в нём (сумма отчёта в рублях и копейках, должность и подпись) делает руководитель предприятия или филиала;
    • код организации по ОКПО;
    • полное официальное и, если требуется, сокращённое наименование юридического лица;
    • порядковый номер документа и дата его оформления;
    • название подразделения структуры (если его нет, можно поставить прочерк или продублировать наименование организации);
    • фамилия, имя, отчество, табельный номер и должность ответственного работника;
    • сумма авансового платежа (в рублях или валюте);
    • назначение финансовой операции;
    • перерасход, дебет и кредит (в соответствующих ячейках сводной таблицы);
    • количество документов, обосновывающих траты (квитанций, чеков, билетов, накладных и других) и общее количество листов;
    • подписи главного бухгалтера и бухгалтера-исполнителя.
  2. Во второй части, записи в которой делает ответственный сотрудник, нужно указать:
    • порядковый номер документа, подтверждающего целесообразность той или иной выплаты (билета, чека, квитанции, справки);
    • дату оформления документа, подтверждающего целесообразность той или иной выплаты, и его номер;
    • полное наименование документа;
    • размер расходов по каждой позиции (в рублях или долларах) по отчёту и принятый к учёту;
    • остаток на счёте (дебет);
    • внизу — суммарные значения понесённых расходов в рублях и (или) валюте.

Под таблицей подотчётный сотрудник ставит свою подпись с расшифровкой. Дату заполнения таблицы приводить необязательно. Заполнить бланк авансового отчёта по форме АО-1 не сложнее, чем вычислить подоходный налог с зарплаты работников; главное — не пропускать поля и сверять приведённые значения с реальными, чтобы избежать несостыковок, недо- или переплат.

Образец заполнения авансового отчёта

Скачать образцы заполнения формы АО-1, открыть которые можно в любом текстовом редакторе, удастся по ссылкам выше.

Авансовый отчёт — бланк (скачать бесплатно Word)

Скачать бланк авансового отчёта для работы в MS Word или аналогичных программах можно, перейдя по ссылке выше.

Бланк авансового отчёта — скачать бесплатно в Excel

Скачать бланк авансового отчёта для редактирования в MS Excel или любом редакторе электронных таблиц можно по ссылке выше.

Подводим итоги

Авансовый отчёт по форме АО-1 оформляется бухгалтером при необходимости выдать деньги сотруднику, направляемому на служебное задание. Вторая сторона документа (таблица с указанием расходов и наименований платёжных документов) заполняется ответственным работником. Отчёт должен быть сдан в бухгалтерию в срок не более трёх рабочих дней после выполнения поручения.

Авансовый отчёт допустимо заполнять как от руки, так и на компьютере. Чтобы не ошибиться с заполнением полей, рекомендуется ознакомиться с представленным выше образцом документа. Бланки формы АО-1 для работы в Word и Excel можно скачать по приведённым в предыдущих разделах ссылкам.