Особенности составления заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск

Сотрудник, занимающий обычное или квотируемое рабочее место, вправе, как следует из статьи 115 Трудового кодекса, каждые 12 месяцев уходить в оплачиваемый отпуск. И если для трудящегося это право, то для работодателя — обязанность. В общем случае, в соответствии с первым абзацем указанной статьи, продолжительность оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней; второй абзац предусматривает возможность продления этого срока ещё на несколько суток.

Но не всегда у работника есть возможность воспользоваться своим правом, а у работодателя — обойтись без ценного сотрудника. Перенести отдых или немного сократить его, получив от компании деньги за неотгулянные дни, можно, даже когда график отпусков уже составлен. Как написать заявление на компенсацию неиспользованных дней — попробуем разобраться.

Кто может рассчитывать на подобную компенсацию?

В соответствии с положением Конституции, статьями 115–117, 126–127 и другими Трудового кодекса и простой логикой, правом на компенсацию неиспользованного отпуска обладает любой работник, отдохнувший меньше установленного трудовым договором срока, вне зависимости от причин «недополучения» свободных дней.

Заявление на компенсацию неиспользованного отпуска составляется по инициативе работника в письменном виде
Заявление на компенсацию неиспользованного отпуска составляется по инициативе работника в письменном виде

Как и работа в выходные и праздничные дни, отказ от очередного оплачиваемого отпуска — чрезвычайное событие; оно должно быть оформлено в письменном виде и обязательно заверено подписями работника и работодателя. То же касается и заявления на компенсацию неиспользованных дней: одного устного обращения сотрудника для получения причитающейся ему по закону выплаты будет недостаточно.

Основные особенности компенсации за неиспользованный отпуск перечислены в статье 126 Трудового кодекса. Первая и самая главная из них — количество дней, за которые сотрудник может получить компенсацию; этот вопрос будет подробнее рассмотрен в следующем разделе. Второй важный момент — перечень лиц, не имеющих возможности заменить отпускные дни на денежную выплату от работодателя; их исчерпывающий список содержится в третьем абзаце той же статьи.

Неотгулянные дни отпуска не заменяются материальной компенсацией для:

  • сотрудников, не достигших восемнадцатилетнего возраста;
  • беременных женщин — с того момента, как работодатель был поставлен в известность о беременности;
  • работников, занятых на производстве с опасными или вредными условиями труда.

Лица, относящиеся к одной из этих категорий, должны отдыхать ровно столько дней, сколько указано в коллективном или индивидуальном трудовом договоре или в дополнительном соглашении об изменении условий труда. Уведомление о предоставлении отпуска работнику для них составляется в обычном режиме и без каких-либо дополнений и необходимости ссылаться на иные документы.

Важно: если сотрудник, принадлежащий к любой из перечисленных выше категорий, крайне нужен на производстве, он может быть привлечён к работе неофициально — разумеется, добровольно. Компенсацию за неиспользованные дни в таком случае логично выплатить в виде премии сразу по окончании отпуска.

Замена дней оплачиваемого отдыха на компенсацию от работодателя — почти всегда инициатива работника, составляющего соответствующее заявление. Первый имеет право отказать в выплате и предложить второму отгулять оставшийся отпуск, даже не объясняя своего решения — Трудовой кодекс не возлагает на компанию обязанности удовлетворять подобные требования сотрудников.

А вот в случае увольнения работника неиспользованный отпуск, в соответствии с первым абзацем статьи 127 и третьим абзацем статьи 126 Трудового кодекса, компенсируется в полном объёме, вне зависимости от желания работодателя. При этом сам сотрудник, согласно второму абзацу статьи 127, может подать заявление на замену денежной компенсации неотгулянными днями с тем, чтобы быть уволенным в последний день отдыха. Такой вариант позволит подыскать новую работу, не находясь в состоянии цейтнота, однако лишает сотрудника соответствующего материального вознаграждения.

Итак, подать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск может любой совершеннолетний небеременный работник, не занятый на вредном или опасном производстве. А теперь — подробнее о количестве дней, за которые положено денежное возмещение.

Сколько дней закон позволяет заменить деньгами?

В соответствии с первым абзацем статьи 126 Трудового кодекса на денежную компенсацию могут быть заменены дни оплачиваемого отпуска, устанавливаемые коллективным, индивидуальным трудовым договором или дополнительным соглашением, сверх обязательных 28 календарных дней. «Основной» отпуск должен быть использован непременно — или заменён материальным возмещением неофициально в описанном выше порядке.

То же касается и отпусков за прошедшие годы: количество неотгулянных дней «сверх нормы» суммируется и компенсируется работодателем по письменному заявлению сотрудника — или прибавляется к очередному отпуску; это остаётся на усмотрение работодателя.

В ситуации с увольнением, как было указано выше, работник может по своему выбору требовать полного возмещения неиспользованных дней отдыха, некоторой их части или отгулять всё имеющееся в распоряжении время.

Компенсация за дни отпуска, проведённые на работе, рассчитывается как произведение средней дневной заработной платы сотрудника за прошедший год и количества неотгулянных дней; число дней в месяце принимается, в соответствии с установленными стандартами, за 29,4.

Пример. Работник А имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 календарных дней. За прошедший год он недополучил три «сверхнормативных» дня отдыха; за текущий — шесть дней. Сотрудник оформил письменное заявление на материальную компенсацию обоих неиспользованных периодов, и работодатель согласен возместить проведённое на работе время. Суммарная заработная плата трудящегося за прошедший год составила 350 тысяч рублей; за текущий — 400 тысяч рублей:

  • В таком случае за первый период он получит: 350000 (суммарная зарплата) / 12 (месяцев в году) / 29,4 (дней в месяце) × 3 (неиспользованных дня) = 2976 рублей 19 копеек.
  • Компенсация за второй период составит: 400000 / 12 / 29,4 × 6 = 6802 рубля 72 копейки.
  • А всего за неиспользованные дни отпуска работнику причитается: 2976,19 + 6802,72 = 9778 рублей 91 копейка.

Если бы работник не отгулял за прошлый год все 35 дней, за текущий — те же 6 дней, а теперь ему предстоит увольнение, размер компенсации за неиспользованный отпуск будет равен: 350000 / 12 / 29,4 × 35 + 400000 / 12 / 29,4 × 6 = 34722,22 + 6802,72 = 41524 рубля 94 копейки.

Как пишется заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск?

Заявление на компенсацию неиспользованных дней отпуска составляется в свободной форме и без привязки к каким-либо положениям трудового законодательства. Тем не менее общепринятых деловых норм придерживаться следует — иначе работодатель просто-напросто откажется подписывать бумагу.

Порядок оформления документа:

  1. В «шапке» заявления на компенсацию отпуска указывается в дательном падеже лицо-адресат («Директору…», «Начальнику…», «Руководителю…»), его фамилия, имя и отчество (последние — можно в виде инициалов), должность автора в родительном падеже («От главного бухгалтера…», «От мастера участка…»), его фамилия, имя и отчество в том же порядке.
  2. Ниже (в левом углу) — дата составления документа в принятом в России порядке (число, месяц цифрами или прописью, год), а в правом — населённый пункт (город, село, деревня и так далее).
  3. По центру — наименование бумаги: «Заявление». Его следует выделить жирным, немного увеличенным шрифтом; если документ пишется от руки, название можно подчеркнуть или выделить любым другим допустимым образом.
  4. В теле заявления декларируется просьба компенсировать неотгулянные дни сверх обязательного отпуска, указываются их количество и даты начала и окончания отчётного периода. Здесь же можно сослаться на нормы Трудового кодекса, в частности — на статьи 126 и, если планируется увольнение, 127.
  5. В заключение ещё раз приводится (на этот раз в именительном падеже) наименование должности работника. Документ заверяется подписью с расшифровкой; в конце ставится, также от руки, дата его написания.

Заявление на компенсацию неотгулянного отпуска оформляется в двух экземплярах: один передаётся работодателю, второй — остаётся у работника. Документ может быть оформлен как на компьютере, так и от руки; подпись заявителя обязательно должна быть «живой», выполненной чернилами синего или чёрного цвета.

Образец заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск

Скачать образец заявления на компенсацию неиспользованных дней отпуска можно по ссылке выше. Документ открывается в любом текстовом редакторе, включая MS Office; по окончании работы его следует распечатать и подписать.

Подводим итоги

Заявление на компенсацию неиспользованного отпуска составляется по инициативе работника в письменном виде. Подлежат замене на денежную выплату дни сверх обязательного ежегодного оплачиваемого отдыха, составляющего 28 дней. Увольняющийся сотрудник вправе требовать возмещения за все неотгулянные дни — вне зависимости от общего их количества.

Отпуск не заменяется за компенсацию для беременных, несовершеннолетних и сотрудников, занятых на вредном или опасном производстве. Заявление оформляется в письменном виде и обязательно заверяется подписью автора с расшифровкой.